is@web et is@web2 : Ged

Gestion Electronique des Documents

Documents à publier / Critères pour qu'un document apparaisse sur le site

Les types de documents à publier se configurent dans is@dom : Paramètres - Types de documents

Les éléments nécessaires pour qu'un document apparaisse sur le site :
    1 - Le document lui-même doit être A publier. Attention, le statut de son type de document (A publier ou pas) n'est pas pris en compte ! Cf les notes ci-dessous.
    2 - Il ne doit pas être A retirer.
    3 - Il ne doit pas être A archiver.
    4 - Il doit être validé ou bien son type ne doit pas demander de validation.
    5 - Le document existe physiquement.
    6 - Son délai de publication (indiqué par son type de document actuel, en jours) ne doit pas être dépassé.
    7 - Sa date de retrait ne doit pas être atteinte.

Note concernant le statut A publier :
Au moment où un document est créé dans is@dom, il récupère le statut A publier du type de document auquel il correspond.
Pour qu'un document soit publié, seul le top A publier du document lui-même compte pour que le document apparaisse sur le site, peu importe l'état du top A publier du type de document.
Dès lors, le site informe que le document est présent car il en a tous les attributs, mais il n'effectue pas de vérification réelle de sa présence physique. Il peut donc y avoir un léger décalage entre ce qui est annoncé et ce qui est.
L'administrateur du site ne peut pas forcer un document à arriver sur le serveur Web car c'est totalement automatisé.

Note concernant la modification le statut A publier du type de document :
Lorsque le statut A publier d'un type de document est modifié dans is@dom, ce dernier demande s'il doit appliquer la modification pour tous les documents de ce type existants.
Si l'on répond non, alors tous les documents existants restent dans leur état actuel ; les futurs documents créés prendront par contre le nouvel état.
Si l'on répond oui, alors tous les documents existants prendront le nouvel état ; les futurs documents créés prendront aussi le nouvel état.

Présence physique des documents sur le serveur Web / Suppression des documents

Lorsque des documents sont publiables sur le site, ils sont copiés physiquement sur le serveur Web.
Si quelque chose rend ces documents non publiables (un changement de statut A publier, une durée de publication expirée, etc), les documents restent physiquement sur le serveur ; ils ne sont simplement plus visibles via le site. Ils ne sont donc pas supprimés. Cela permet de revenir sur une décision de publication ou d'étendre une durée de publication sans que le moteur n'ait à retélécharger les fichiers, provoquant un délai de publication.

Durée de publication

La durée de publication court à compter de la date de création du document.
Les durées de publication peuvent être modifiées à tout moment.
Elles se configurent dans is@dom :Paramètres - Types de documents

Si la durée saisie est inférieure à la valeur précédente :
-> L'effet sera rétroactif et des documents précédemment publiés peuvent alors ne plus être visibles.
-> Si un document est publié, il ne sera pas "dépublié" et apparaitra toujours dans is@dom comme publié à une date précise, même s'il n'apparaitra effectivement plus sur le site de par sa durée de publication dépassée.

Téléchargement des documents

Le moteur gère son temps et ne téléchargera bien évidemment pas tous les documents en même temps. Il n'y aura pas de blocage/ralentissement.
Les documents les plus récents (et donc les plus utiles aux prescripteurs) sont publiés en priorité.