Gestion des approvisionnements

is@dom

Nouvelle commande

Menu : DM DMC O2 - Gestion des approvisionnements

A - Entête de la commande
B - Lignes de la commande
C - Cadencement
D - Validation de la commande

Ecran de saisie d'une nouvelle commande fournisseur.
Pour modifier une commande déjà saisie, se rendre à l'option de Recherche.

Lorsqu'on entre dans Nouvelle commande, une fenêtre de Sélection d'un tiers fournisseur s'ouvre.
Effectuer le choix d'un fournisseur ou prestataire.

Possibilité d’établir des commandes intégrant à la fois des DM et DMC (cf. Paramétrage généraux Dm DMC).

La saisie peut être faite en 2 temps : saisie des produits sans quantité par ex pour commencer à préparer le bon.

A - Entête

N° commande	Numéro automatique, ne rien renseigner.
Du	La date du jour est proposée, elle peut être modifiée.
Entité juridique	L'entité qui s'affiche par défaut provient du paramétrage (cf. Paramètres généraux - DM DMC - Appros).
Fournisseur	Cette zone est renseignée puisque l'information été demandée avant de visualiser cet écran de saisie. Elle peut être modifiée.
Consommables / Matériel référencé	Si les "commandes mixtes" ne sont pas autorisées pour le fournisseur (cf. Commandes mixtes) alors il faut cocher le type de produit à commander soit du consommable, soit du matériel référencé (appareil, bouteille O2, ...). Selon les informations contenues dans l'onglet Produits / Prestations de la fiche du fournisseur, les cases peuvent être cochées ou inactives.
Transporteur	Indiquez le transporteur. Si le transporteur est aussi le fournisseur c'est que l'information a été précisée dans la fiche du fournisseur (la case Transporteur est cochée).
Livraison prévue le	Indiquez la date prévisionnelle de livraison si connue. Cette date est reprise au niveau des lignes, elle est modifiable. Elle peut être pré calculée auquel cas is@Dom récupère le délai de livraison moyen du fournisseur (à défaut le délai moyen de livraison des paramètres généraux). = Date de saisie de la commande + le délai moyen de livraison

Affecté à	Renseignez un site ou un patient – produit commandé spécifique pour le site ou le patient renseigné – cette info est reprise au niveau des lignes mais elle est modifiable.
Retour EDI	Ce paramètre indique si un accusé de réception a été reçu du fournisseur suite à l'envoi de la commande par EDI (échange de données informatisées).
Adresse de facturation	Adresse de type Facturation ; elle est proposée par défaut si unique pour l'entité juridique. S'il existe plusieurs adresses de type Facturation alors utiliser la recherche pour la sélectionner. S'il n'existe aucune adresse de type Facturation alors l'adresse Principale est sélectionnée.

Adresse de livraison	La recherche des adresses est réalisée dans les localisations internes de l'entité juridique indiquée, en tenant compte du paramètre Destination commandes pour permettre de renvoyer les localisations (adresses) dont la destination est Fournisseur. Une adresse de livraison peut être indiquée par défaut si elle est précisée au niveau de l'entité juridique, zone Réceptions fournisseur.

Infos commande

Zone de texte	Zone de saisie de toute information utile (ne s'imprime pas sur le bon de commande). Reste modifiable quel que soit le statut de la commande.
Montant mini de commande	Rappel du montant minimum de commande chez le fournisseur choisi.
Montant mini de franco	Rappel du montant minimum de franco pour le fournisseur choisi au-delà duquel les frais de port ne sont pas facturés et ne sont pas modifiables. Si le fournisseur n'a pas de montant minimum de franco alors les frais de port sont modifiables.
Montant des frais de port	Rappel du montant des frais de port du fournisseur, modifiable en pied de commande (voir plus bas).

Statut de la commande

L'autorisation Modifier une commande fournisseur est possible pour les statuts Validée, Envoyée ou Partiellement soldée. Tout est modifiable dans la commande. L'utilisateur ayant les droits est responsable des modifications qu'il réalise. Aucune sauvegarde automatique n'est réalisée ; si des éléments de la commande sont à sauvegarder, tracer, ceci est réalisé manuellement dans les différentes zones de commentaires présentes.

A valider	L'initialisation de cette case se fait en fonction du paramètre général Etat des commandes à valider. Elle est donc modifiable. Soit les commandes sont pré cochées soit elles ne le sont pas. L'utilisateur est soit dans le contexte ou il décoche, soit il coche" afin que ce critère soit utile en Recherche. Le fait de cocher Validée le (case à cocher suivante), active cette case si elle n'est pas déjà cochée. Si cette case A valider n'est pas cochée, la commande reste en l'état mais peut être néanmoins recherchée sans critère de Statut.
Validée le / par	La case doit être cochée pour indiquer que la commande est validée, ce qui signifie qu'elle peut être envoyée. L'utilisateur doit être autorisé, cf. Paramètres - Application - Sécurités - Autorisations - Valider une commande fournisseur. Si cette case est cochée par un utilisateur différent de l'auteur de la commande, et si le paramètre Type d'objet de message dès validation des commandes est renseigné (il existe un type d'objet) alors un message is@dom est généré pour être envoyé à l'auteur de la commande fournisseur. Cette case peut être activée par l'interface Therefore.

Envoyé le / par	Zones actives si la commande est Validée. La date peut être alimentée automatiquement si l'envoi de la commande est réalisé par mél ou EDI. Sinon, l'utilisateur peut cocher la case, la date du jour est proposée et indiquer comment la commande a été transmise au fournisseur.
Partiellement soldée	Lorsqu'une commande n'a pas été réceptionnée dans son intégralité alors elle est automatiquement cochée partiellement livrée.
Soldée	Lorsqu'une commande a été réceptionnée entièrement, ou topée Soldée par l'utilisateur alors elle est cochée soldée.
Annulée	Une commande saisie, validée ou envoyée peut être annulée à condition qu'il n'y ait eu aucune livraison (sinon elle doit être soldée). Une commande annulée peut être modifiée pour être remise dans le circuit sur autorisation Permet au créateur ou admin de modifier la cde annulée. Cette case peut être activée par l'interface Therefore.

Zone d'information	Le motif d'annulation est obligatoire si la commande était à l'état Envoyée.

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B - Lignes et pied de la commande

Lignes de la commande

Référence / Libellé	Saisir la référence du produit à commander ou utiliser les (un seul produit) ou le clic droit (sélection multi produits) pour choisir le produit. Le libellé est ajouté automatiquement. Si le produit : . Fait l'objet d'une offre par le fournisseur alors l'icône s'affiche au bout de la ligne (voir plus bas). . N'a pas de tarif alors un message l'indique et impossibilité de sélectionner le produit. . Est présent dans une commande du même fournisseur et pour la même localisation de livraison alors une alerte non bloquante est indiquée (zone Alerte). . Fait l'objet d'un approvisionnement par le centre logistique, et que l'utilisateur connecté : . A l'autorisation Commander une référence approvisionnée par le centre logistique directement au fournisseur alors le produit peut être ajouté. . N'a pas l'autorisation alors le produit n'est pas visible. Si cet utilisateur ouvre une commande avec des produits non autorisés pour lui, qu'il l'a modifie, la commande ne peut pas être validée. Voir informations plus bas à la validation de la commande. Pour ajouter des lignes vierges de saisie, il est possible d'utiliser : - le clic droit dans la zone des lignes de produits et sélectionner le bouton Ajouter. - la flèche descendante du clavier Lorsque la fenêtre de sélection de produit(s) est présente, y sélectionner tous les produits à commander ; ils sont alors placés dans la colonne de droite. Si un ou plusieurs produits sont manquants, pour en ajouter d'autres, utilisez le même clic droit et le bouton Ajouter, la fenêtre de sélection des produits s'ouvre avec la liste des produits déjà présents à droite, il suffit alors de la compléter. Au survol avec la souris de la zone du code ou du libellé du produit, des informations complémentaires sont affichées dans une infobulle.

	Si interface ETIALIS, présence d'une liste de sélection pour choisir le type de reprise : Mixte - Fournisseur - Concurrence - Non (valeur par défaut)

Réf. fournisseur	Référence du produit chez le fournisseur.

Destination	La destination est initialisée selon la règle suivante : - Destination du modèle - Sinon celle de la famille - Sinon celle du paramètre Affectation par défaut des appareils réceptionnés.


Commentaire	La zone Commentaires (sous la zone Libellé) concerne un commentaire saisi par l'utilisateur (commentaire lié au produit pour la commande). Ce commentaire est destiné au fournisseur car cette zone n'est pas reprise à la réception.
Qté Cmd	Quantité de produits commandés (2 cartons de 10 pochettes, 5 paquets, ...). Si la quantité commandée ne correspond pas à la quantité minimum d'achat ou à la quantité multiple alors la zone devient rouge.
Unités	C'est le total d'unités qui entreront en stock : . 2 cartons de 10 pochettes feront 20 unités . 5 paquets feront 5 unités ...
PU HT	Par défaut, . s'il n'existe pas d'offre fournisseur, alors c'est le prix tarif qui s'affiche selon la case à cocher Par défaut du produit. . en revanche, s'il existe une offre promotionnelle pour la période où la commande est saisie, alors c'est le prix de l'offre qui s'affiche. Le PU peut être modifié dans les 2 cas.
% Rem	Par défaut : . s'il n'existe pas d'offre fournisseur, exprimée en remise, cette zone est libre pour la saisie d'une remise qui s'appliquera à la ligne. . en revanche, s'il existe une offre promotionnelle exprimée en remise pour la période où la commande est saisie, alors c'est le taux de remise de l'offre qui s'affiche. La bulle rouge signale l'accès possible à l'offre. Le taux de remise peut être modifié dans les 2 cas.
PU NET HT	C'est le prix unitaire calculé à partir : . soit du tarif du fournisseur moins la remise . soit de l'offre du fournisseur.
Total HT	Prix unitaire net * quantité commandée.
% TVA	C'est le taux de la Tva qui sera appliquée sur le Total HT.
Livraison prév.	Cette information est pré remplie si la date de livraison prévue a été renseignée au niveau des informations d'entête. Cette date peut être modifiée à condition que la commande ne soit ni validée, ni envoyée (auquel cas il faut décocher ces cases). Cette information est reprise pour les mouvements prévisionnels mais : . Si cette date est vide alors c'est la date de livraison prévue de l'entête qui est récupérée, . Si la date de livraison prévue de l'entête est vide alors c'est la date de la commande qui est récupérée.
	Par un clic, accès à la consultation des offres, sélectionnez l'offre si souhaitée. Si cette offre concerne un ensemble de produits alors ils s'ajoutent à la commande. Si une offre multi produits est sélectionnée, un message peut demander s'il faut supprimer les produits déjà saisis car ils sont aussi dans l'offre : Une étoile est affichée à chaque ligne de produit faisant partie de l’offre.

	Possibilité d'indiquer le tiers pour lequel le produit est commandé.
Qté livrée	En visualisation d'une commande, cette zone indique la quantité qui a été livrée si une réception a été faite.
Soldée	Cette case cochée indique que la ligne de produit est : . entièrement livrée (par une livraison totale ou plusieurs livraisons), . partiellement livrée mais que le reste à livrer ne le sera pas (l'utilisateur peut cocher cette case en réception de produits lors d'une livraison partielle, ou en modification de commande pour indiquer qu'un reste à livrer ne le sera pas mais aussi qu'un produit commandé ne sera pas livré).
	Un clic pour ouvrir une fenêtre "zoom" pour afficher les informations suivantes : . La zone Commentaires de la fiche du produit . Le texte de l'onglet Informations du volet Fournisseurs du produit

Pied de la commande

Total HT : Un contrôle bloquant via le paramètre Interdire la validation de commandes si le montant minimum n'est pas atteint peut être mis en place, si ce n'est pas le cas alors une alerte non bloquante est affichée (zone Alerte), si le montant HT minimum de commande saisi dans la fiche fournisseur n'est pas atteint.

En création / modification, seuls les frais de port sont modifiables.

Dans la barre de travail :

Des informations sont affichées comme la référence du produit chez le fournisseur, le conditionnement d'achat, la quantité d'achat ...
et ce, en se positionnant sur la ligne d'un produit (pas en pointant le curseur de la souris) :

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C - Cadencement

Accès à la page pour les informations sur le Cadencement.

Retour

D - Validation de la commande

Prise en compte du paramètre Remplissage auto. des dates de livraison prev. des produits en validation de commande.

Si des produits font l'objet d'un approvisionnement par le centre logistique, et que l'utilisateur connecté a l'autorisation Commander une référence approvisionnée par le centre logistique directement au fournisseur alors un message non bloquant l'informe que des produits normalement fournis par le centre logistique sont présents dans la commande dès lors que la destination de réception de la commande n'est pas la localisation Centrale d'achats. L'utilisateur devra valider le message d'information.

Si la fonctionnalité Contrôle réception produits est active et qu'un produit est "non conforme" alors un message bloquant dans la zone Alertes est signalé.

Suite à l'enregistrement de la commande, des boutons supplémentaires s'affichent en haut à droite :

	(F8) = nouvelle commande. Si la commande en cours est terminée, utilisez le bouton Nouveau pour en créer une nouvelle.
	(F5) = modifier la commande en cours
	(F10) = supprimer commande en cours Seule une commande non livrée ou annulée peut être supprimée.

	Pour une commande saisie et enregistrée (le statut de la commande n'est pas "validée"), il est possible d'éditer : . le bon de commande avec le dernier document des CGA si connu de la GED . le bon de réception (ou bordereau de pointage) (les emplacements indiqués sont d'abord l'emplacement réservé entre * , ensuite les emplacements des derniers mouvements si différents. . le bon de commande* et le bon de réception . le bordereau de remise en stock (état basé sur le Bordereau de pointage, affiche les lignes soldées et non soldées).

	Envoyer Pour une commande validée (statut de la commande = validée), il est possible d'envoyer la commande par : . e-mail : création automatique d'un message contenant en pièce jointe le bon de commande (au format PDF) et le dernier document des CGA si connu de la GED. Quelques zones sont pré remplies : si le fournisseur a une adresse courriel alors il est mis en destinataire, le type d'objet est celui des paramètres généraux, l'auteur de la commande peut être automatiquement indiqué en destinataire copie si le paramètre Ajouter l'auteur de la commande dans les destinataires copies du message est activé. . ETIALIS / PAJERO : EDI du fournisseur renseigné dans sa fiche au niveau de la zone Mode d'envoi des commandes (cf. interface via les paramètres DM DMC). Une fois fait, le statut de la commande passe à Envoyée et le mode d'envoi est renseigné. Si la commande ne peut être stockée alors un message l'indique à l'utilisateur.
	Réception Pour une commande validée (statut de la commande = validée), il est possible de réaliser la réception des produits.

Deux volets supplémentaires sont aussi affichés :

Par défaut, le volet Détail affiche les lignes de la commande.
Le volet Documents affiche les documents liés à la commande mais permet aussi leur intégration :

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