Gestion des approvisionnements

is@dom

Nouvelle réception

Menu : DM DMC O2 - Gestion des approvisionnements

A - Entête de la réception
B - Lignes de la réception
C - Création des appareils et bouteilles
D - Saisie d'un litige
E - Modifier un bon de réception
F - Réceptionner un reliquat de commande
G - Contrôle réception produits

Ecran de saisie d'une nouvelle réception fournisseur.

Information
Pour traiter la réception d'une commande, d'une commande livrée partiellement, il faut se rendre à l'option de Recherche pour la retrouver.

A - Entête

Lorsqu'on entre dans Nouvelle réception, une fenêtre de Sélection d'un tiers s'ouvre.
Effectuer le choix du fournisseur ou prestataire dont la réception est à réaliser. L'écran suivant s'ouvre :

Cliquer sur pour afficher la liste des commandes à réceptionner du fournisseur sélectionné, et fonction des localisations autorisées pour l'intervenant connecté :

Le N° externe est le numéro de commande Etialis.
Choisir la ou les commandes qui sont à réceptionner pour un même numéro de bon de livraison en cochant les cases de la colonne Sélectionner puis valider.

BL N°	Saisir le numéro qui figure sur le bon de réception du fournisseur. Si le paramètre Les n° de bons de livraisons fournisseur sont uniques par fournisseur est coché alors un contrôle bloquant interdit un numéro de bon déjà existant pour le fournisseur.
Réceptionné le	La date et l'heure sont proposées, ces données peuvent être modifiées mais uniquement pour une date antérieure.
	Rappel de la référence du fournisseur, du conditionnement et du tarif HT de chaque produit de la commande et coche MAJ produit pour mettre à jour dans la fiche du produit : Si une des zones est modifiée alors la coche MAJ produit est activée.
Réception complète	Ce bouton n'est pas visible si le paramètre Masquer le bouton de réception complète est coché.

	Accès aux commandes en cours chez le fournisseur. Il est possible d'ajouter des commandes à la réception en cours.

B - Lignes

Les lignes de(s) commande(s) sont affichées dans le bon de réception :

Si un produit est ajouté à la réception, une rubrique Produits reçus hors commande est ajoutée.

Pour renseigner les quantités, 2 possibilités :
. soit totalement via le bouton double flèche Réception complète
. soit ligne à ligne au niveau de la colonne Reçu : Saisir la quantité réceptionnée ou utiliser le bouton flèche Livre intégralement la ligne.

	La fonctionnalité Contrôle réception produits est en place.

Reçu	Si le paramètre La quantité livrée ne peut pas dépasser la quantité commandée est activé alors un contrôle bloquant informe que la quantité reçue est supérieure à la quantité commandée. La commande ne peut être réceptionnée. Si le paramètre Alerter si la quantité est différente de la commande est activé alors un message demande confirmation.
	Pour renseigner la ligne avec une douchette, alors lecture du code barre du produit qui s'affiche en bas de l'écran : La DLUO est prise en compte dans le décodage des code-barres au format GS1. La lecture reprend le focus pour permettre une saisie en rafale et la quantité est incrémentée de 1. La lecture recherche si le code correspond à un code barre ou un numéro de série ; il faut donc que ces codes soient unique sinon rien n'est affiché. Le pictogramme est ajouté à la ligne de la réception. Si le code-barres lu correspond à un code-barres conditionnement, le code barre de conditionnement est reconnu, mais la quantité n'est pas récupérée. La valeur du code-barres de conditionnement doit être celle du code EAN13/14 et être contenu dans le code GS1/GTIN lu. Attention, le paramètre général La lecture des code-barres doit prendre en compte la quantité de conditionnement est toujours pris en compte pour le code-barres standard.

[ Commande cadencée )	Information : la quantité provient d'un produit dont la livraison est cadencée.
	Ce bouton n'est pas visible si le paramètre Masquer le bouton de réception complète est coché.
Lot	Cette zone est affichée si le DMC est géré par lot. Saisir le numéro de lot (il peut être obligatoire). Pour des bouteilles O2, le numéro de lot devra être saisi après la validation de la saisie de la réception car les bouteilles sont des DM.
DLC / DLU	Saisir la Date Limite de Consommation, saisir la Date Limite d’Utilisation. Si la date de péremption est obligatoire, il est possible de saisir l'une ou l'autre date ou bien les deux.
	Si l'intervalle de temps entre la date de réception et ces 2 dates DLC et DLU est inférieur à celui indiqué dans les Paramètres généraux des Consommables alors une alerte le signale.
Qté Lot	Saisir la quantité réceptionnée pour le lot indiqué. . Si cette quantité est inférieure à la quantité reçue alors une 2ème ligne de saisie de lot est ajoutée. . Si les quantités saisies ne correspondent pas à la quantité reçue alors un fond rouge apparait.
Localisation	La localisation est renseignée par défaut mais elle est modifiable.
Emplacement	is@dom propose l'emplacement selon la valeur du paramètre Proposer tous les emplacements possibles. Pour choisir un autre emplacement, utiliser la palette : Les emplacements réservés ainsi que les emplacements connus (qui ont eu du stock) sont dans le même pavé : "Emplacements réservés au produit"

Soldée	Cocher cette case si le produit ne sera pas livré.

Affiche une fenêtre de scan permettant de regrouper des codes-barres.
Cf. Livraison commande tiers

	Permet d'accéder aux informations du tarif et du conditionnement. Si des modifications sont apportées et qu'elles doivent être mises à jour dans la fiche produit alors cocher la case Maj produit.
	Ajout les lignes choisies de cadencement qui suivent, à la réception. Si l'une d'entre elles n'est pas réceptionnée, ne rien indiquer dans les quantités.

Valider (F3)	Si le paramètre Proposer le scan du BL fournisseur est actif alors l'écran d'enregistrement d'un document dans la GED s'ouvre. L'auteur est initialisé avec l'utilisateur connecté. La source principale est initialisée avec le fournisseur. La référence complémentaire est initialisée avec le numéro de réception. Le type de document est initialisé avec le type de document par défaut paramétré. Sont automatiquement édités à l'écran le document du reliquat et le bordereau de pointage si paramétré (Cf. Paramètres généraux - DM DMC - onglet Appros). Un N° de pièce est attribué automatiquement à la réception. Le N° de BL est une information supplémentaire.

	. Étiquettes des consommables . Commandes tiers (produits réceptionnés en cours de commande) . Bordereau de pointage (bordereau de réception)

Un volet Documents permet de visualiser, enregistrer un document :

Prix : tarif selon la case à cocher Par défaut du produit.

C - Création des appareils / bouteilles

Si des appareils ou des bouteilles sont présents dans le bon de réception alors is@dom enchaine sur la création :

Une fois la 1ère ligne renseignée, il est possible d'utiliser le bouton Recopier les valeurs.
Pour le 1er DM, il convient de renseigner :

Référence appareil	Une numérotation automatique peut être proposée si le paramètre Calcul automatique de la référence appareil au niveau du Type de produits est actif. S'il n'y a pas de référence automatique, un message demande s'il faut numéroter les autres matériels à partir de la référence saisie. Valable pour les matériels d'un même modèle. Si un masque de saisie est paramétré alors un contrôle est effectué. Une fois les références affichées, si l'une d'entre elles est modifiée et si le paramètre général Calcul automatique de références des appareils est coché alors les autres sont recalculées.

N° de série	Saisir le numéro de série du matériel. Si le paramètre Saisie des n° de série des appareils réceptionnés en cascade est coché alors la saisie via code barre se fait en cascade (les autres zones sont renseignées par la suite).

Livraison	La date de la livraison du jour est proposée.
Mise en service	Si besoin modifiez la date de mise en service.
Ré-épreuve	Une alerte bloquante est affichée, lorsque la date de ré-épreuve est vide à la date de livraison de l'appareil, si le modèle de l'appareil receptionné est paramétré avec une date de ré-épreuve obligatoire.

Acquisition	Le type d'acquisition des appareils est initialisé si le paramètre général Type d'acquisition par défaut des appareils est renseigné, et à défaut, la valeur du type d'acquisition est Achat (elle peut être modifiée).
Destiné à	Indiquer l'affectation du matériel (ce à quoi il est destiné) et pour cela ouvrir la liste ou taper les 1ères lettres. La destination des appareils créés est automatiquement renseignée selon la règle suivante : - Destination de la commande - Sinon celle du modèle - Sinon celle de la famille - Sinon celle du paramètre Affectation par défaut des appareils réceptionnés. Elle est modifiable. Cette information pourra aussi être modifiée ultérieurement (par exemple au niveau de la fiche du matériel).

Localisation	La localisation est proposée mais elle peut être modifiée.
Emplacement	L'emplacement est proposé mais il peut être modifié.

Compteur origine	Saisir le compteur si besoin et si le matériel en possède un.
Version	Choisir la version du logiciel si le matériel en est équipé. Zone obligatoire si paramétrée comme tel.
Garantie	Par défaut la valeur est celle indiquée au niveau du modèle du matériel (selon le fournisseur). Cette valeur peut être modifiée.
Amortissement	Par défaut la valeur est celle indiquée au niveau du modèle du matériel (selon le fournisseur). Cette valeur peut être modifiée.

Appartient à	Cette valeur est par défaut.
N° sécurité télésuivi	Indiquer le numéro de sécurité de télésuivi si l'appareil a un boitier de télésuivi intégré (obligatoire si indiqué au niveau du modèle). Si le paramètre Saisie des n° de sécurité de télésuivi en cascade est coché alors la saisie via code barre se fait en cascade (les autres zones sont renseignées par la suite).

	S'il existe plusieurs matériels d'un même modèle, alors une fois les informations de la 1ère ligne renseignées, elles peuvent être dupliquées pour les autres lignes. Un message indique : . Appliquer si vide : la duplication s'applique uniquement si les zones concernées sont vides. . Ecraser : la duplication s'applique même si les zones concernées ne sont pas vides. . Annuler : la duplication n'est pas réalisée. Zones concernées par la duplication : toutes exceptées la référence, le numéro de série et le compteur origine.

A la fin de la réception, les matériels sont créés.
. Pour les bouteilles, le fournisseur dépend du paramètre Fournisseur d'O2L exclusivement, et la DLC est contrôlée par le paramètre DLC max d'un lot de bouteille O2.
. La création tient compte de l'existence d'un masque de saisie si paramétré au niveau du modèle appareil / bouteille.
L'application revient sur le bon de réception (en lecture seulement).

Pour une réception de bouteilles, un clic droit sur le code de la bouteille pour pouvoir saisir son numéro de lot.

Permet des éditions diverses :
. Étiquettes appareils
. Liste des appareils
. Commandes tiers (liste récapitulative des commandes tiers à l'état En cours de saisie ou Partiellement soldée comprenant un ou plusieurs produits de la réception).
. Bordereau de réception

D - Saisie d'un litige

Cf. Nouveau litige.

E - Modifier un bon de réception

Il n'est pas permis de modifier un bon de réception une fois validé.

Produits livrés hors commande
Si un ou plusieurs produits ont été livrés hors commandes, pour les ajouter, passer en modification, utilisez le clic droit et le bouton Ajouter, la fenêtre de sélection des produits s'ouvre, il suffit de sélectionner le(s) produit(s) supplémentaires.
Ces produits seront placés dans un espace appelé "Produits hors commande".

F - Réceptionner un reliquat de commande

Pour traiter la réception d'une commande déjà livrée et partiellement, il faut se rendre à l'option de Recherche pour la retrouver.

G - Contrôle réception produits

Cf. paramétrage Contrôle réception produits.

Si le fond du pictogramme est bleu alors un contrôle est demandé. Il est fonction de la criticité du produit et si :
- Le produit n’a jamais été contrôlé.
ou
La date de dernier contrôle est dépassée de la fréquence (en mois).
- Une ou des localisations sont concernées par le contrôle de non conformité du produit.
- Le produit fait l’objet d'un ou plusieurs contrôles partiellement clôturés.

Un icone par ligne de réception permet la saisie du contrôle (non obligatoire) :

Les produits chez les patients ne sont pas impactés.
Un produit sera considéré non conforme si au moins une option est cochée « Non ».

Si le produit est conforme, le fond du pictogramme passe en vert :

Il est possible de revenir sur le contrôle, qu'il soit conforme ou pas.

Si le produit est non conforme :
. Un message is@Dom est envoyé sur l’adresse du responsable de la(les) localisation(s) ET aux intervenants en lien avec le type d'objet paramétré pour les non-conformités.
. Le produit est identifié "Non conforme" dans sa fiche.
. L'icone passe sur fond rouge :

Les produits non conformes en stock sont bloqués.
La réception de la commande fournisseur reste bloquée avec les produits non conformes.
Le stock du produit est non conforme et devra être débloqué manuellement, par la saisie d’un contrôle de conformité (voir plus bas).
Les produits non conformes ne peuvent plus être :
. Commandés
. Mouvementés vers une localisation différente de la localisation de rebut ou retournés au fournisseur. Le mouvement est bloqué avec le message « Produit non conforme ».
. Livrés à des tiers (cf. Livraison tiers).

Lorsqu'un produit reçu est non conforme, il est automatiquement mouvementé vers la localisation dédiée à la non-conformité de l'antenne de l'utilisateur connecté, à défaut, la localisation de réception est utilisée.
Mouvements de produits : Les utilisateurs avec un profil administrateur ou avec une autorisation pour utiliser toutes les localisations seront autorisés à mouvementer manuellement des produits dans la localisation de rebut.

La localisation de non conformité dépend du paramétrage de l'antenne (configuration de la logistique) de l'utilisateur connecté lors de la réception.
Si les paramètres de l'antenne ne sont pas saisis, le paramétrage général est utilisé.

Les produits dans la localisation de rebut :
. Peuvent être utilisés pour faire un retour au fournisseur.
. Ne peuvent pas être utilisés lors de la préparation d’une commande tiers

Création d'un contrôle
Un contrôle est automatiquement créé lorsqu’au moins un produit est non conforme.

Annuler un contrôle
Un contrôle saisi peut être annulé en revenant dans le formulaire et en cliquant sur "annuler" ().
Le fond devient bleu et les informations restent telles qu'elles ont été saisies.
Le contrôle sera de nouveau proposé à la prochaine réception du produit.

Le produit devient conforme si une des 3 actions suivantes est réalisée :
- Contrôle positif lors d’une réception de commande fournisseur.
- Suppression des contrôles de conformité sur chaque localisation actuelle des appareils ou consommables à contrôler.
- Effectuer les contrôles de conformité sur chaque localisation actuelle des appareils ou consommables à contrôler.