Menu : DM DMC O2 - Gestion des stocks

Ecran de préparation et de saisie d'un inventaire pour les produits de nature Matériel référencé et Consommables (les inventaires sont séparés).

Les étapes :

A. Préparation des données, validation de la préparation
B. Impression de la feuille de comptage
C. Saisie du comptage des DMC et des DM
D. Valider l'inventaire
E. Impression des états, gestion des écarts

Plusieurs comptages sont possibles en fonction du paramétrage :
. comptage simple : un seul comptage est réalisé si aucun écart.
. 2ème comptage si des écarts sont constatés entre le stock théorique et le stock inventorié.
. comptage double : que le 1er comptage ne renvoie pas d'écarts ou qu'il en renvoie, un 2ème comptage est obligatoire car paramétré comme tel.

Il n’est pas possible de faire deux inventaires simultanément sur une même localisation sauf si les inventaires sont lancés sur des plages d’emplacements.

Les personnes qui comptent les lignes d'inventaire et celles qui les valident sont identifiées.

Mouvements "post inventaire" : Mouvements relatifs à des saisies sur des produits en cours d'inventaire (même localisation).
En recherche des mouvements, la localisation concernée est alors affichée en italique :

Lorsque l'inventaire est clôturé :
. Si le mouvement a une date antérieure à la date de début de l'inventaire alors le mouvement reste identifié post inventaire et ne met pas à jour le stock.
. Si le mouvement a une date postérieure à la date de début de l'inventaire, 2 cas :
     . La date du mouvement est antérieure à la date de clôture alors le mouvement reste identifié post inventaire et ne met pas à jour le stock.  
     . La date du mouvement est postérieure à la date de clôture alors le stock est mis à jour (le mouvement n'est plus identifié post inventaire).  

Lorsque l'inventaire est supprimé :
Dans tous les cas, le stock est mis à jour et le mouvement n'est plus identifié comme "post inventaire".

Une fois la préparation validée, les mouvements d'entrées, de sorties qui pourraient être réalisés entre une préparation et la clôture de l'inventaire seront mis de côté pour être enregistrés une fois l'inventaire terminé.

L'écran s'ouvre en modification pour renseigner les critères :
 

Libellé	Saisir un libellé pour l'inventaire qui doit être préparé (non obligatoire). Pour des recherches ultérieures, il peut être utile de saisir la localisation et le type de produits.
Type localisation	Indiquer la localisation qui doit être inventoriée (type / Tiers / Lieu). Si la localisation choisie fait déjà partie d'un inventaire non terminé alors un message indique "Un inventaire est déjà en cours pour cette localisation". Un inventaire pour une localisation de type Véhicule doit être réalisé en 2 fois pour les consommables puis le matériel.
Type de comptage	La liste : . Comptage unique . Double comptage si écarts . Double comptage systématique est fonction du paramètre général Les inventaires nécessitent 2 comptages pour être validés. Pour un double comptage, il est possible d'utiliser le paramètre Condition de recomptage. Si choix Double comptage si écarts : . si la saisie de l'inventaire montre des écarts alors un nouveau comptage est demandé, le double comptage sera à réaliser ensuite. La clôture de l'inventaire est alors effectuée. . si la saisie de l'inventaire ne montre pas d'écarts aux 2 1ers comptages alors le 3ème comptage n'est pas à faire. La clôture de l'inventaire est effectuée. Si choix Double comptage systématique alors qu'il y ait écarts ou pas, le double comptage doit être effectué.
Compter les lots non gérés en sortie	Il est possible d'inventorier les lots pour des produits non suivis par lot en sortie. Cocher cette case si vous souhaitez inventorier les lots non suivis en sortie.
Commentaires	Zone libre. Indiquez toute information qui sera utile notamment lors d'une recherche / consultation ultérieure.

Critères

Nature des produits	L'inventaire porte-t-il sur des consommables ou du matériel référencé ? Ceci permettra de n'afficher que les éléments relatifs au choix pour la sélection des familles par exemple. Si le choix est Matériel alors la zone Mode de saisie de l'inventaire s'affiche : . Coche : l'utilisateur pourra inventorier le matériel référencé en cochant les références présentes sur la localisation. . Saisie des codes : l'utilisateur devra saisir le matériel présent dans la localisation en indiquant les référence de matériel trouvées. Au niveau du type de produit il a été précisé si le stock était géré ou non.
Famille / sous famille	Choix possible des familles à inventorier ainsi que des sous familles.
Produits	Choix possible des références produits à inventorier.
Stocks	Géré uniquement pour les DMC consommables. • Tous : L'inventaire est effectué sur tous les produits. • Stocks négatifs ou nuls : Possibilité de limiter l'inventaire aux références ayant un stock nul ou négatif.      Pour les stocks nuls, ne sont proposés que les consommables pour lesquels un mouvement a été fait après le dernier inventaire connu. • Stocks différents de zéro : Possibilité de limiter l'inventaire aux références ayant un stock théorique non nul. Pour un consommable géré par lot une seule ligne est proposée à la recherche des informations pour l'inventaire, celle de la référence. Ensuite, après validation, les lignes par lot seront proposées.
Uniquement les inventaires permanents à réaliser	Option gérée uniquement pour les consommables. Cochez cette case si l'inventaire à réaliser concerne un inventaire permanent (récurent), auquel cas : . seuls les produits de nature consommable . pour lesquels une fréquence d'inventaire permanent a été paramétrée au niveau de la famille ou du consommable . et dont l'intervalle entre la date du jour et la date du dernier inventaire est supérieur à la fréquence indiquée, permet de lister les consommables à inventorier. Il est possible d'ajouter une marge (exprimée en nombre de jours) à la fréquence.
Plage d'emplacements	Possibilité de limiter les produits à inventorier selon une plage d'emplacements lorsque la localisation choisie gère les emplacements.

Le bouton Rechercher recherche les produits en fonction des critères choisis.
Sont proposés dans la liste les produits :
. Ceux qui ont un stock théorique différent de 0,
. Ceux qui ont un stock théorique à 0 mais qui ont été mouvementés, depuis ou vers la localisation inventoriée, après la date du dernier inventaire,
. Ceux qui ont un stock théorique à 0 mais qui ont été mouvementés, depuis ou vers la localisation inventoriée, si aucun inventaire n'a été fait.
Cette liste tient compte du paramètre Proposer uniquement les produits avec un stock théorique différent de zéro.

Il peut être exclu de l'inventaire des consommables, en décochant la case de la ligne correspondante :

Si la préparation de l'inventaire porte sur du matériel alors la liste indique les modèles présents :

Si des produits se trouvent déjà dans un inventaire sur la même localisation et même emplacement alors ils sont signalés en rouge et décochés :

Si le paramètre Interdire la création d'un inventaire si un produit listé est déjà en cours d'inventaire est coché alors la validation de la préparation ne sera pas possible. S'il est décoché, la préparation peut être validée sans les produits signalés en rouge.

Valider la préparation
Permet d'enregistrer les lignes sélectionnées pour ensuite saisir l'inventaire.
La préparation est enregistrée et la saisie de l'inventaire pourra être réalisée ultérieurement.

Pour des consommables :

Pour du matériel référencé, autant de lignes pour un même modèles qu'il y a d'appareils :

Pour continuer l'inventaire, passer au titre suivant.

Il est possible de supprimer un inventaire.

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Une fois les données de l'inventaire préparées, il convient d'éditer la feuille de comptage.
Pour cela, accédez à la liste des états possible.

Pour les DMC :

. la Feuille de comptage sans les quantités de stock
. la Feuille de comptage avec les quantités de stock 

Editer les écarts d'un inventaire non clôturé

Pour les DM :

  Editer les écarts d'un inventaire non clôturé

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C - Saisie du comptage des DMC ou DM

Une fois le comptage physiquement réalisé, la saisie dans is@dom peut s'effectuer. Pour cela, rechercher l'inventaire pour lequel le comptage doit être saisi.
Selon le type d'inventaire suivre le lien :

      Accès à la page pour le comptage des DMC
     Accès à la page pour le comptage des DM

Lors de l'ajout d'un produit pendant le comptage, le stock théorique du produit pour la localisation, l'emplacement et le lot, sont récupérés à la validation du comptage. Ceci évite des erreurs de calcul des écarts et des mouvements de régularisation.

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D - Valider l'inventaire

Si la saisie est complète, il convient de renseigner la zone :

Comptage validé le   / à  
Pour indiquer la date et l'heure en cours, cliquez sur le petit bouton avec la coche verte.
Sinon, renseignez ces 2 zones une par une.
L'auteur de la validation est l'utilisateur qui est connecté.

Chaque comptage doit être validé.
La feuille des écarts ne peut être éditée qu'à la fin du dernier comptage.

Deux possibilités à la fin du 1er comptage :
. Soit les quantités inventoriées (saisies) sont égales aux quantités théoriques en stock, auquel cas l'inventaire est clôturé. Excepté si le double comptage a été demandé.
. Soit les quantités inventoriées (saisies) ne sont pas égales aux quantités théoriques en stock, auquel cas un 2ème comptage est nécessaire ; l'inventaire est alors clôturé au niveau du 1er comptage. Il le sera définitivement au 2ème comptage.

Exemple à la fin du 3ème comptage :

La validation :

. Génère des mouvements de régularisation REG si les quantités inventoriées sont différentes des quantités théoriques. Le texte Régularisation inventaire [n° inventaire] est ajouté automatiquement dans la zone Informations du mouvement. Pour un produit donné, s'il n'y a pas eu de régularisation, une trace de l'inventaire (quantité et date) est conservée au niveau du volet Stock du produit.

Commentaire du mouvement REG :
       

. Mémorise par produit soit le PMP calculé soit le PMP figé (fonction du paramètre Utiliser le PMP figé).

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. la Feuille de comptage sans les quantités (voir plus haut dans cette page)
. la Feuille de comptage avec les quantités (voir plus haut dans cette page)
. la Liste des Ecarts (voir plus haut dans cette page)
. l'Inventaire
. l'Inventaire non valorisé

L'édition de l'inventaire est possible lorsque ce dernier a été clôturé.
L'édition de l'inventaire valorisé est réalisé selon si le paramètre Editions d'inventaires valorisées au dernier prix d'achat est coché ou non. Si ce paramètre n'est pas coché, alors is@dom se réfère au paramètre Utiliser le PMP figé ; selon si cette case est cochée ou non alors valorisation au PMP calculé ou PMP figé. Dans le cas où il n'existerait pas de PMP, is@dom utilise le dernier prix d'achat. Si l'édition renvoie une valorisation à zéro c'est qu'il n'existe aucun tarif en cours (visible à l'option Figer le PMP).

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