Modèles de documents

Menu : Paramètres - GED

Création, modification des différents modèles de documents.
Ces modèles serviront à générer des documents tels que des comptes rendus, des courriers, des attestations, ... depuis l'écran de création des documents de la GED, mais aussi automatiquement depuis l'option des Renouvellements de prescription par exemple.

Indique que le modèle n'est pas présent physiquement sur le disque réseau.

Si message : "Impossible de créer ou d'ouvrir le fichier", en principe il indique 2 choses :
. soit une session Word tourne en fond (à voir avec les gestionnaire des tâches)
. soit les droits des utilisateurs pour le répertoire de la GED ne sont pas bons (droit de Modification).

Code	Choisissez un code dans la liste ou saisissez-en pour créer un nouveau modèle. Le code sert à nommer le modèle.
Libellé	Description associée au code. En création saisissez un libellé explicite.
Type de documents	Ouvrir la liste et choisir le Type de documents à associer au modèle en cours de traitement (création ou modification). Dans cette liste, seuls les types cochés Gestion des modèles sont présents (cf. Types de documents).   Faire attention à utiliser un type réservé lorsque c'est nécessaire. Par exemple, pour créer un modèle qui servira à : . L'édition d'un message (cf. Paramètres généraux / Messagerie), il faut affecter le type de document dont le code réservé est MSG, . L'édition du courrier relatif au type de visite (au niveau des comptes rendus de visites), il faut affecter le type de document dont le code réservé est VIS, . L'édition du courrier relatif à un évènement Décès, une Fin de traitement, il faut affecter le type de document dont le code réservé est DC ou FDT, . L'édition du courrier d'accompagnement de la fiche de suivi (au niveau des comptes rendus de visites), il faut affecter le type de document dont le code réservé est CAFDS.     Si un modèle a été créé via un Type de documents associé à certains paniers, et que, le Type de documents est changé, alors il se peut que le(s) document(s) généré(s) ne renvoient plus correctement les données de certains champs de fusion (champs qui n'existeraient pas dans les paniers du nouveau Type de documents). En modification, si le Type de document apparait grisé c'est qu'il est désactivé.
Format	Ouvrir la liste et choisir le format de l'application dans lequel sera créé le modèle : . Word 97-2003 : format de compatibilité au niveau de la gestion des modèles et de la génération des documents. . Word >=2007 : un modèle créé dans ce format ne pourra être modifié sur un poste ayant Office 2003. Aucun document ne pourra être généré depuis un poste en Office 2003. . Excel 97-2003 : format de compatibilité au niveau de la gestion des modèles et de la génération des documents. . Excel >=2007 : un modèle créé dans ce format ne pourra être modifié sur un poste ayant Office 2003. Aucun document ne pourra être généré depuis un poste en Office 2003.   Un document Excel ne permet pas la gestion des champs de fusion. Pour les états de WinDév, le format est : . Etat WinDév : Si le Type de document choisi est Ordonnance alors la liste des ordonnances sera proposée et le Format est automatiquement mis à Etat WinDév. Lorsqu'un état relatif à une ordonnance est créé dans WinDév, pour qu'il soit connu de l'application is@dom, sa ligne d'enregistrement en tant que modèle doit exister ; il pourra alors être proposé dans la liste des modèles pour attribution à la séquence d'une prescription, par exemple.
Etat	Liste disponible si le format choisi (zone au dessus) est Etat WinDév (cette zone est inaccessible sinon). Choix de l'état correspondant au modèle en cours de traitement.
Enregistrer les documents créés à partir du modèle	En création d'un modèle, la case est gérée selon le Type de documents qui est affecté. Elle peut être modifiée. Si un document n'est "pas à enregistrer dans la GED" alors il s'ouvre à l'écran (il peut être modifié et/ou imprimé et/ou sauvegardé sur un disque réseau). Si un document est "à enregistrer dans la GED" alors généralement il ne s'ouvre pas à l'écran (mais il peut être modifié et/ou imprimé depuis la GED). Il est donc possible, via certaines options qu'un document s'ouvre car il contient tous les enregistrements (par exemple, la génération des courriers de confirmations de rendez-vous ou la génération des courriers relatifs au remboursement Edf) car l'édition doit être réalisée depuis ce document. Si le modèle est rattaché à une imprimante de l'application (comme l'imprimante de l'évènement Fin de traitement) alors il ne faut pas cocher cette case pour que le document s'affiche à l'écran. Il n'est donc pas enregistré dans la GED. Si cette case est grisée, elle est donc inaccessible pour le modèle ; il a donc une gestion particulière. Par exemple, si le modèle est rattaché au Type de documents Extranet alors la case est grisée car il n'est pas possible d'enregistrer le document généré dans la GED. Si un fonctionnement est différent, il est alors indiqué dans la page de l'Aide qui décrit l'option concernée.
Conversion finale au format PDF	Case à cocher visible seulement pour les modèles au format Word. Peut être cochée uniquement pour les modèles qui sont cochés Enregistrer les documents créés à partir du modèle. Après la génération d'un document à partir d'un modèle Word (ne quelque fonctionnalité que ce soit), si ce paramètre est coché alors le document final est automatiquement converti au format PDF et stocké dans la GED.
Informations	Zone pour toutes informations utiles concernant par exemple l'utilisation du modèle.

Paniers

Liste des paniers accessibles pour le modèle.
Se reporter à la page Gérer les paniers de la GED, pour la gestion des paniers (champs de fusion ou signets).

Réaliser un modèle Word

Lorsque le document est ouvert (modèle), le renseigner comme il convient.
Seuls les paniers et signets sélectionnés lors du paramétrage du Type de documents sont présents.
Pour d'avantage d'informations sur les champs de fusion et signets, se reporter à la page Gérer les paniers.
Si message "Impossible de créer ou d'ouvrir le fichier" est affiché alors, soit une instance de Word est bloquée (il faut supprimer la tâche via le gestionnaire), soit le fichier est verrouillé par une autre personne (ou soi-même). Un autre message peut être situé en arrière-plan (utiliser les touches Alt Tab pour faire défiler les écrans/fenêtres ouverts).
Un modèle destiné à la fusion (par exemple courrier de confirmation de rendez-vous, courrier de virement EDF, ...) ne doit pas contenir de texte dans :
   - Des zones de texte.
   - Des tableaux ou cellule de tableaux.

 Gestion des champs de fusion

L'accès aux champs de fusion se fait depuis le menu (ou bandeau) de Word, en principe appelé Publipostage.
Pour connaitre les particularités de certains paniers ou champs de fusion, se reporter à la page Gérer les paniers.

Ne pas insérer un champ de fusion dans une zone de texte ou autre élément.

Gestion des signets

En plus des champs de fusion, il peut être géré des signets.
Les noms donnés aux signets dans Word (menu Insertion / Lien / Signets) doivent être écrits en majuscule (respect de la casse).
Le symbole du signet (un trait vertical) doit se trouver seul sur une ligne (rien avant, rien après).

 Pour connaitre les particularités de certains paniers ou champs de fusion, se reporter à la page Gérer les paniers.

Pour être rapide, il est possible de dupliquer la liste des signets dans les modèles :
. renseigner cette liste de signets dans un modèle en insérant chacun d'eux dans le document,
. sélectionner la liste des signets insérés,
. copier,
. coller dans un nouveau modèle.
Word reconnait les informations collées en tant que signet et les ajoute alors automatiquement.

Réaliser un modèle Excel

Un modèle de document Excel ne peut contenir des champs de fusion.
Si un modèle Excel est vide alors un message d'erreur sera renvoyé lors de la génération du document (message géré par Microsoft).
 

Validation	Le modèle est nommé à l'aide du code. Le document est stocké dans le répertoire indiqué dans les paramètres généraux - volet GED dans le dossier Modèles.
Supprimer	Il est possible de supprimer un modèle (l'enregistrement et le modèle lui-même) à 2 conditions : . s'il n'a pas été utilisé pour générer un document, . si l'utilisateur a l'autorisation Supprimer d'un modèle de document.

  La possibilité de modifier les états ordonnances depuis la GED est soumise à autorisations .