Paramètres - GED - Types de documents

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Types de documents

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Création, modification du paramétrage des types de documents (chaque document traité dans la GED doit appartenir à un Type de documents).
Un Type de document regroupe des documents ; ce sont des tiroirs dans lesquels les documents générés seront rangés.

Prendre connaissance des types de documents réservés avant d'en créer via le symbole . Voir la liste.

Informations générales

Code	Choisissez un code dans la liste ou saisissez-en pour créer un nouvel enregistrement.

Libellé	Description associée au code. En création saisissez un libellé explicite.


Nature des documents	Indiquez si le type de document est de nature Tiers ou Produits. Cela permet de limiter la liste des Types de documents à afficher dans certains écrans.

Gestion de modèles	Est-ce que ce type de documents est associé à des documents générés à partir de modèles de documents ? Si cette case est cochée alors la liste des paniers est accessible.

Enregistrer les documents générés	Par défaut, les documents qui seront créés à partir d'un modèle (de ce Type de documents), doivent-ils être enregistrés automatiquement dans la GED ? Cette information sera reprise pour chaque modèle du type de document mais sera modifiable. Si l'enregistrement dans la GED n'est pas souhaité, lorsque le document sera généré, il sera tout de même possible de le conserver en l'enregistrant via le programme à partir duquel il a été créé dans un endroit du réseau.

Validation des documents	Si cette case est cochée alors les documents de ce type seront soumis à validation pour la publication. Mais si, à cette validation "générale", il est ajouté, une ou plusieurs validations selon un type (cf. onglet Autorisations, voir plus bas) alors il faudra que les validations selon le type soit réalisées (validées) avant de pouvoir valider celle-ci.

Publier sur l'extranet ou Publier sur ExtraMéd	Que le libellé soit l'un ou l'autre, la gestion de cette coche est la même. Si la case est cochée alors les documents de ce type seront publiés sur l'extranet, soit automatiquement, soit après validation. Les éléments nécessaires pour qu'un document apparaisse sur le site extranet : 1 - Il doit être A publier. 2 - Il ne doit pas être A retirer. 3 - Il ne doit pas être A archiver. 4 - Il doit être validé ou bien son type ne doit pas demander de validation. 5 - Le document existe. 6 - Son délai de publication (cf. zone suivante) ne doit pas être dépassé (il est calculé à partir de la date envoi/réception). 7 - Sa date de retrait ne doit pas être atteinte. Lorsque cette zone est modifiée, de publiable à non publiable, ou vice-versa, un message demande s'il faut mettre à jour les documents créés antérieurement. Lorsque l'on coche "Publier sur l'extranet" : - Coche les documents "A publier". - Vide la date de publication. - Décoche "A retirer". - Vide la date de retrait. Lorsque l'on décoche "Publier sur l'extranet" : - Décoche les documents "A publier". - Vide la date de publication. - Coche "A retirer". - Vide la date de retrait.

Durée de publication	Temps exprimé en jours pendant lequel le document de ce type restera publié sur le site. Cette zone est obligatoire si la zone Publier sur l'extranet est cochée. Si la durée est modifiée à une valeur inférieure, l'effet sera rétroactif et des documents précédemment publiés peuvent alors ne plus être visibles. Si un document est publié, il ne sera pas "dépublié" et apparaitra toujours dans is@dom comme publié à une date précise, même s'il n'apparaitra effectivement plus sur le site de par sa durée de publication dépassée.

Publier au format PDF	Si la case est cochée c'est que les documents qui seront publiés sur l'extranet devront l'être au format PDF. Si cette case n'est pas cochée, ils seront publiés dans leur format d'origine.

Publication conditionnée	Si la case est cochée alors la publication des documents sur l'extranet est conditionnée par la validation (il peut y avoir un ou plusieurs Types de validation, voir onglet Autorisations plus bas dans cette page). Si cette case est cochée et qu'aucune autorisation de type validation n'est mise en place alors un message non bloquant l'indique.

Publication patient	Permet d'indiquer, pour le patient qui a accès au site extranet, si les documents appartenant à ce type peuvent être lus par ce dernier.

Catégorie	Cette information, est utilisée pour l'application ExtraMéd afin de classer les documents attendus sur le site en 2 catégories. . Administratif : les documents seront visibles dans le pavé Documents administratifs. . Médical : les documents seront visibles dans le pavé Comptes rendus et examens. Cette zone est accessible si Publier sur ExtraMéd est coché.

Générer le document lors des renouvellements	Option à utiliser si Gestion de modèles est cochée puisqu'il s'agit de générer un document à partir d'un modèle lors des renouvellements de prescriptions. Ainsi, si cette case est : . Cochée et qu'il existe ce type de documents dans la fiche du tiers (onglet Documents à envoyer), un document sera généré via le modèle indiqué. . N'est pas cochée mais qu'il existe ce type de documents dans la fiche tiers (onglet Documents à envoyer), is@dom récupèrera le dernier document de ce type dans la GED, en tenant compte de la zone Tolérance de prolongation.

Tolérance de prolongation	Délai de tolérance à appliquer aux documents de ce type lors de l'exécution de l'option Renouvellements, ou de la demande d'édition du justificatif (avec les pièces jointes) via la prescription. Cela détermine une ancienneté maximum tolérée pour les documents qui seront à éditer (pièces jointes). Cette valeur est associée à la Date d'envoi/réception du document (si cette dernière n'existe pas alors c'est la Date de création). Date de début de la prescription - x jours = Date maximum d'ancienneté possible pour le document Le document sera joint au justificatif de la prescription seulement dans le cas où sa date réception (à défaut la date de création) est > ou = à la date de début de la prescription - la tolérance de prolongation, excepté pour les types de documents PRE et FDS. . Si le type de document PRE – Prescription est indiqué, c’est le document le plus récent, associé à la prescription précédente (prescription à partir de laquelle le renouvellement est effectué) du même code de prescription, qui sera imprimé. . Si le type de document FDS – Fiche de suivi est indiqué, c'est toujours le compte-rendu le plus récent qui sera généré et ce, même si sa date de réception (à défaut la date de création) est > à la date de début de la prescription.

Référence externe

Type doc. SCOR	SESAM-Vitale activé. Liste de sélection permettant de lier un type de document is@Dom à un type de document SCOR (document qui sera transmis aux caisses lors d'un envoi SCOR pour les documents de ce type).

Paniers

Cochez les paniers (composés de champs de fusion ou de signets) qui devront être présents au niveau des modèles.
La liste des paniers proposés est pré renseignée pour les types de documents réservé.
Un clic droit sur un panier ouvre une fenêtre présentant les champs de fusion du panier :

Pour approfondir l'utilisation de ces paniers, se reporter à la page des Gérer les paniers de la GED.

Autorisations

Ecran de gestion des autorisations pour indiquer les personnes ou fonctions pouvant consulter (lecture) et/ou générer (écriture, modification) et/ou valider avec les types de validation, les documents qui seront attachés au type de documents en cours de traitement.

Si une nouvelle Fonction a été créée et qu'elle doit être ajoutée à tous les Types de documents alors réaliser cette tâche depuis l'écran de paramétrage des Fonctions.

Si rien n'est indiqué alors personne ne peut valider un document de ce type de document.

Smart	Si la case est cochée alors l'ajout de documents de ce type depuis l'application SMART est possible.

Tiers / Fonction	A l'aide des jumelles, choisissez les personnes et/ou les fonctions pour lesquelles des droits (lecture / écriture / validation) seront définis. Les Droits du tiers priment sur ceux de sa Fonction (à ne pas confondre avec son Profil).

Lecture/modif.	Cochez cette case si la personne /ou fonction peut lire les documents qui seront rattachés au Type de documents en cours de traitement (= consulter, et modifier).

Création	Cochez cette case si la personne /ou fonction peut créer (= insérer / générer, et aussi modifier) les documents attachés au Type de documents en cours de traitement.

Validation	Cette autorisation s'ajoute à la case Validation des documents (onglet Informations générales) qui sera automatiquement cochée lorsque tous les types de validation indiqués auront été cochés par les personnes autorisées. Aussi cocher cette zone pour pouvoir ajouter des types de validation particuliers alors une liste s'ouvre pour effectuer un choix. Seule une personne peut être indiquée, pas une fonction. Plusieurs lignes pour plusieurs Types de validation sont possibles. Si 2 personnes sont indiquées pour un même Type de validation, une seule d'entre elles sera requise.

Type de validation	Liste de(s) type de validation à mettre en place pour un tiers défini et non pour une fonction. La gestion avec les types de validation s'ajoute à la validation "générale" (principe cf. page Consultation) .