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Rendez-vous à confirmer

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Ecran de recherche des rendez-vous à confirmer :

 

Ces confirmations ne peuvent être présentes qu'à la condition du paramétrage du mode de confirmation au niveau de la fiche du tiers, sinon du type de visite.
Si le paramètre Prendre en compte le paramétrage de l'antenne est coché alors l'ordre de récupération du paramétrage est modifié.

Le paramétrage doit être complété à l'option Confirmations des rendez-vous.

Si plusieurs types de visite sont affichés et tous les types de visites sont paramétrés, la confirmation est réalisée à partir de l'un des types de visite paramétré.

Une confirmation automatique via un "robot" peut être mise en place pour les modes SMS et MAIL. De cette façon, les confirmations ne sont plus gérées via cet écran mais la nuit automatiquement (contacter ADS). 
Le paramètre Rappel auto du RDV permet de préciser les types de visites pris en charge et dans les paramètres généraux (rendez-vous) il est possible de :
. Préciser les modes d'envoi (SMS / MAIL) pris en charge.
. L'Expéditeur des mails de confirmation.
Si le paramètre Bloquer la confirmation des rendez-vous OptiTime non figés est coché, les rendez-vous liés à un job non figés ne seront pas confirmés.
Les confirmations des rendez-vous prévus le matin même ne seront pas traitées ; seront exclus les rendez-vous dont la date et heure de fin de créneau sont inférieures à la date du jour à l'heure de l'exécution de la tâche planifiée.
Le paramètre Confirmation RDV : gérer les modes de confirmation par antenne agit pour la récupération de l'antenne ou antenne référente du patient.

La confirmation d'un seul rendez-vous peut se faire via l'écran de saisie des rendez-vous.

Critères

A confirmer avant le

       ou

A confirmer entre le ... et le ...
 Il est important de tenir compte du délai de traitement du mode de confirmation le plus long.
Exemple :
. Paramètrage Courrier = 8 jours => Veut dire que le courrier doit être reçu par le patient 8 jours avant la date du rendez-vous
. Si on considère que le temps de traitement d'un courrier (édition, mise sous pli, ...) est de 2 jours alors il faut en tenir compte
Donc pour des rendez-vous à confirmer par courrier et à réaliser le 29 juin, il faudra traiter les confirmations le 19 juin soit 10 jours avant.

Sont pris en compte uniquement les rendez-vous dont le delta (date de rdv et jour J) et le délai de confirmation paramétré sont strictement égaux.

 Date ou Période à saisir dépend du paramétrage général, volet Planning Visites.
Si la zone à renseigner est une période alors les retards ne sont pas affichés.
   
Antenne Sélection de l'antenne.
   
Confirmer par Possibilité d'un choix multiple. Voir plus bas toutes les explications pour en comprendre la gestion.
Attention, il est bienvenu de traiter le mode Téléphone seul, voir plus bas.
   
Status du RDV Optitime Ce critère apparait si le paramètre Afficher les informations du job OptiTime dans le planning des tiers" est coché ; les rendez-vous liés à des jobs seront filtrés selon le status du job enregistré dans le RDV :
- Pas de filtre : Aucun critère n'est appliqué
- Figés : Les rendez-vous "figés" seront remontés (icone vert)
- Planifiés : Les rendez-vous "planifiés" seront remontés (icone rouge)

* Si Figés ou planifiés sont cochés, les rendez-vous liés à OptiTime ayant un autre status que figé ou planifié ne seront pas listés.
* Les rendez-vous non liés à un job OptiTime sont toujours remontés.
* Seuls les RDV avec icone VERT peuvent être confirmés.
   
Zone géographique Sélection du secteur géographique.
Type de prestation Sélection du type de prestation.
Code de prescription Sélection du code de prescription.
Type de visite Sélection du type de visite.
Intervenant Sélection de l'intervenant.
   
Confirmation par courrier : forcer le modèle Cette liste contient les modèles de document dont le type est "RDV".
Lors de la génération des confirmations par Courrier :
- Si un modèle de courrier est sélectionné dans la liste, ce modèle est utilisé pour toutes les confirmations sélectionnées.
- Si aucun modèle n'est sélectionné dans la liste, is@Dom utilise le modèle paramétré.

 

Rechercher Recherche selon les critères choisis ; la liste présente les patients dont le type de visite est à confirmer (existence d'un mode de confirmation).
La recherche tient compte des informations de la zone Confirmation / Annulation du tiers (onglet Rendez-vous).
 
Réinitialiser Réinitialise les critères.

Tableau

Signale les patients pour lesquels le mode de confirmation est Mail alors qu'ils n'ont pas d'adresse mail. Il faut donc rectifier au niveau de la fiche Patient.
Date Date du rendez vous.
Horaire Horaire du rendez-vous récupéré lors de la création de ce dernier.
Tiers visité Code et nom du patient, adresse du rendez-vous et coordonnées téléphoniques.
Intervenant(s) Intervenant affecté au rendez vous.
Type(s) de visite Type de la visite à réaliser.
 
Confirmé le Date de la confirmation pour le rendez-vous (information saisie au niveau du rendez-vous).
Confirmé par Le mode de confirmation indiqué peut être modifié (il provient du paramétrage du Type de visite, sinon celui indiqué au niveau de la fiche du patient).

Si le mode Téléphone est indiqué, il faudra cocher manuellement la zone de droite pour indiquer que l'appel a bien abouti et un message demandera confirmation. Cette gestion étant un peu différente, c'est la raison pour laquelle ces confirmations peuvent être traitées à part via le critère pour les isoler.

Pour les autres modes, un paramétrage est nécessaire, voir plus bas.
 
Coche Sélection des lignes de rendez-vous à confirmer avant de cliquer sur Générer les confirmations.

 

Générer les confirmations Une fois la liste à l'écran, ce bouton permet de lancer le traitement des confirmations Courrier et/ou Sms et/ou Mail.
!! Action irréversible.
Si une génération est incorrecte (pour quelques motifs que ce soit), elle ne peut pas être refaite. Il faut aller sur chaque rendez-vous pour supprimer le mode et la date afin de les avoir de nouveau dans cet écran.
Pour cela, après avoir vérifié les informations et cocher / décocher la ou les lignes, cliquer sur ce bouton pour générer :
. les courriers
. les mails (courriels)
. les sms

1.
Les courriers sont générés à partir du ou des modèles indiqués au niveau du paramétrage Confirmations des rendez-vous.
Pour avoir l'adresse du rendez-vous sur le courrier, il est nécessaire de faire appel aux champs de fusion commençant par "RendezVous_xxxxxx".
Le document contient tous les courriers et il est enregistré dans le dossier de la GED\RdvConfirmation.
Cette gestion peut être automatisée par une tâche planifiée (contacter ADS).

2.
Les mails / les SMS
2 gestions sont possibles ; soit automatisée (voir en début de cette page), soit via cet écran et pour ce dernier :

. Les mails sont générés à partir des informations indiquées au niveau du paramétrage Confirmations des rendez-vous.
Le mail sera stocké en tant que message dans le volet Messages du tiers destinataire (cf. Expéditeur des mails de confirmation et Type d'objet des messages de confirmation).
Si la gestion est réalisée par cet écran (et non par le robot), l'envoi est immédiat à la génération des confirmations. Si des lignes de confirmations ne peuvent être traitées alors un message est affiché ; il est toutefois possible de forcer l'envoi. Dans ce cas le mail n'est pas parti mais le message est enregistré (le symbole du mail n'est alors pas présent).

. Les sms sont générés à partir des informations indiquées au niveau du paramétrage Confirmations des rendez-vous.
Voir aussi Paramètres généraux / Messagerie Tâches pour le paramétrage du fournisseur de sms.
Le sms sera stocké en tant que message dans le volet Messages du tiers destinataire (cf. Type d'objet des messages de confirmation).
Si la gestion est réalisée par cet écran (non par le robot), l'envoi est immédiat à la génération des confirmations. Si des lignes de confirmations n'ont pu être traitées alors le message "Certains rendez-vous n’ont pas pu être confirmés" est affiché (par exemple le tiers n'a pas de numéro GSM).

Si le paramètre Remplacer automatiquement les modes de confirmation de rendez-vous est coché des modes peuvent être remplacés.

Les rendez-vous traités sont tracés au niveau de l'écran des rendez-vous via le pavé Confirmation / Annulation. 

 

   
   
 

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