Rendez-vous

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Un rendez-vous peut être créé via le bouton ou depuis l'onglet Synthèse affichant le planning du tiers via un clic droit :

Les onglets liés au rendez-vous :

. Détail
. Instructions de travail
. Documents
. Livraison
. Informations diverses

L'écran de création est celui-ci :

Un rendez-vous n'est possible pour une journée que si celle-ci est associée à un type d'affectation qui le permet.

Particularité de la modification d'un rendez d'une livraison planifiée :
. La date du rendez-vous n'est pas modifiable.
. Les heures du rendez-vous et le commentaire sont modifiables.
. Le rendez-vous peut être annulé / réactivé.

Le	Date du rendez-vous.
à    ou     Matin/Après-midi	Indiquez l'heure (si l'heure indiquée est inférieure à l'heure de début de l'interruption du midi alors la case matin est cochée).   ou Cochez la(les) case(s) ; l'information de la plage horaire (entre xx:00 et yy:00) se met à jour (les informations proviennent des Paramètres généraux - Visites). Si les informations saisies ne correspondent pas aux préférences de passage du patient (zone à droite) alors un message le signale. Alerte si un rendez-vous existe à la même date, même heure pour un même intervenant. Uniquement pour les rendez-vous à heure fixe. Lors de l'ajout / modification d'un rendez-vous, si celui-ci n'est pas lié à OptiTime, les créneaux sont mis à jour selon le paramètre Ne pas modifier les créneaux lors de la mise à jour d'un rendez-vous.
Date impérative	Cocher cette case pour indiquer que le rendez-vous ne peut être reporté.
Rendez-vous proches	Cf. page Rendez-vous proches.
Envoyer le RDV	Lorsque l'intervenant est équipé d'un pc communiquant, il est possible de lui envoyer le rendez-vous avec le dossier du tiers. Les informations sont alors placées dans un fichier appelé panier de l'intervenant à domicile et depuis son application is@naut, il récupérera ce fichier. . En création, cette option est une case à cocher pour indiquer que le rendez-vous doit être intégré au panier. . En consultation, pour un rendez-vous qui n'a pas été coché ou bien qu'il faut renvoyer, cette option est un bouton qui permet de placer le rendez-vous dans le panier. Si le paramètre Intégrer automatiquement les rendez-vous ajoutés ou modifiés dans le panier de l'intervenant est coché alors cette option n'est pas à réaliser. Les rendez-vous dont le Lieu est Association ne sont pas transférés.
Exporter Outlook	Bouton visible uniquement pour les types de visites cochés Commerciale et lorsque le rendez-vous est validé. Permet d'exporter le rendez-vous dans l'agenda d'Outlook de la personne connectée.
Lié à la visite	Information indiquant à quelle visite le rendez-vous est lié.

 Interface OptiTime en place :

. Si le tiers est paramétré Visite à l'association, alors une fenêtre s'ouvre pour demander sur quelle antenne (adresse) la visite est prévue.
. Permettre la création d'un rendez-vous si autorisation Ajouter un rendez-vous géré par OptiTime, pour des intervenants et/ou des types de visite planifiés en principe par OptiTime. Ce rendez-vous présent dans is@dom, n'existe pas dans OptiTime, ceci implique que les plannings is@dom et OptiTime peuvent être différents.
Un rendez-vous non OPT (sans ID OPT) peut être modifié et supprimé suivant les règles d'autorisations et de sécurités associées à la gestion des rendez-vous.
   Les rendez-vous saisis dans is@naut ne sont pas concernés.
En fonction du paramétrage de l'intervenant du rendez-vous et du type de visite un besoin ou un rendez-vous est créé à l'intégration de la visite.

Lors de l'annulation d'un rendez-vous dans is@dom ou depuis OptiTime, est conservé la trace de l'utilisateur qui a annulé le rendez-vous ainsi que la date.
Si le rendez-vous est annulé depuis OptiTime, c'est le nom du compte connecté à OptiTime qui est tracé.

Détail

Tiers visités

Par défaut le tiers à visiter est indiqué si le rendez-vous est saisi depuis la fiche sinon il faut effectuer une recherche .
Il est peut être saisi plusieurs tiers à visiter seulement si le Type de visite n'est pas paramétré comme Préparation des produits ou Livraison possible.

Types de visite / Prestation

. Choix du type de visite à effectuer ; les types de visite proposés sont fonction du paramétrage (cf. Visites Habilitations de l'intervenant mais aussi Types de visites, pavé Types de tiers concernés).
. Choix du type de prestation concerné ; la liste est réduite aux prestations liées au paramétrage du type de visite et au prestations "en cours" du tiers.
Un paramètre permet de prendre en compte les prestations terminées, cf. Lister toutes les prestations du patient dans la saisie de RDV.
Plusieurs types de visite peuvent être saisis (une visite peut être réalisée pour une nouvelle installation et un dépannage sur un appareil déjà en service).
Peut être obligatoire.

Intervenants

Par défaut, tous les intervenants référents sont indiqués.
A la saisie du type de visite puis si le type de prestation est indiqué, alors un contrôle vérifie le couple Type visite / Type prestation pour l'intervenant (informations indiquées dans l'onglet Référents de la fiche tiers) et is@dom coche automatiquement le ou les intervenant(s) possibles.

Un intervenant / une équipe peut être ajouté via le bouton .

Gestion de plusieurs intervenants :

Il faut vérifier que l'intervenant principal est désigné (il apparait alors en vert).
Cette précision est importante pour le nomadisme car elle permet de savoir quel intervenant (si plusieurs intervenants au niveau du rendez-vous) il faut prévenir si le rendez-vous est ajouté à la tournée.
L'intervenant principal peut être défini à la validation par is@dom si les contrôles de cohérence sont corrects et qu'il n'y a qu'un intervenant possible.

Il est peut être saisi plusieurs intervenants seulement si le Type de visite n'est pas paramétré comme Préparation des produits ou Livraison possible.
Un message indiquera que le rendez-vous ne peut être validé si l'affectation d'un type de journée n'existe pas pour l'intervenant pour le jour souhaité.

Si l'intervenant du rendez-vous est modifié alors qu'une commande est liée au rendez-vous, la commande sera modifiée ; le nouvel intervenant devient le livreur de la commande, la date de livraison souhaitée est modifiée ainsi que la date de VAD.

Informations

Zone libre

Zone de saisie libre pouvant contenir des informations générées par is@dom. Si cet écran de saisie des rendez-vous est appelé depuis la Messagerie, alors l'icone apparaît. Un clic permet alors de dupliquer la zone Description du message dans la zone Information.

Ensuite, les autres informations contenues dans ce cadre peuvent être différentes en fonction du Type de visite. Si visite d'oxygène liquide (code LIVO2L) alors :

Si le Type de visite est paramétré comme pouvant être une visite commerciale alors :

Commandes liées

Les numéros de commandes, liées au rendez-vous (VAD), sont affichés. Un double-clic permet l'accès à la commande.

Lieu du rendez-vous

Par défaut, est proposé l'adresse en cours à la date du rendez-vous selon cette règle :
  -  Si une seule adresse est cochée Visite/Livraison, c’est celle-ci qui est choisie
  -  Si plusieurs adresses sont cochées Visite/Livraison, c’est l’adresse principale qui est choisie, qu’elle soit cochée « visite/livraison » ou pas.

Si l'adresse proposée est modifiée, is@dom la conserve pour le rendez-vous. Lors de l'édition de la feuille de route (par exemple), dans le cas où aucun numéro de téléphone n'existe dans l'adresse indiquée, is@dom affiche le numéro de téléphone GSM de la fiche tiers.

Lieu	Cette zone de liste permet d'avoir accès à la recherche d'autres adresses pour le tiers selon le choix du type de lieu. Le libellé de l'adresse est affiché à droite.  Si le tiers est coché Visites à l'association alors is@Dom proposera la liste des antennes cochées Visite/Livraison afin de choisir l'adresse du rendez-vous.
	Il est possible d'effectuer une recherche des différentes adresses possibles à l'aide du bouton mais avant il faut indiquer le type de lieu sur lequel on veut rechercher les adresses possibles. Si le type de lieu est : . Domicile alors la recherche concerne les adresses cochées Adresse livraison/Visite. . Association alors la recherche demande de choisir l'antenne. . Hôpital alors la recherche demande de choisir l'établissement. . Au travail ou Ailleurs, alors la fenêtre de recherche propose toutes les adresses en cours. Les adresses proposées sont celles en cours à la date du jour.
+	Ce bouton permet de saisir une adresse à la volée ; adresse propre au rendez-vous.
	Une fois l'adresse connue, l'icône de géolocalisation permet d'afficher la carte pour situer le tiers.

Préférences de passage

Zone affichant à titre indicatif les préférences de passage relatives à l'adresse indiquée. Les préférences peuvent être celles d'un Établissement si le paramètre Préférence de passage établissements est coché.
Des préférences pouvant être définies par type de visite, si un seul type de visite est indiqué pour le rendez-vous, alors les préférences sont celles du type de visite. En revanche, si plusieurs types de visite sont indiqués pour le rendez-vous alors se sont celles définies au niveau de l'adresse.
Si la date et heure du rendez-vous ne correspondent pas aux préférences de passage alors un message non bloquant le signale.

Confirmation / Annulation

Le      /Mode	Indique la date et le 1er mode de confirmation du RDV (mis à jour automatiquement suite à la confirmation des RDV). La date et le mode peuvent être saisis manuellement avec l'autorisation Confirmer un RDV.
	Le SMS est Delivered, cf. paramétrage Esendex
	Le SMS est Queued ou Sent
	Le SMS est Failed
Le      /Mode	Indique la date et le 2er mode de confirmation du RDV (mis à jour automatiquement suite à la confirmation des RDV). La date et le mode peuvent être saisis manuellement avec l'autorisation  Confirmer un RDV.
Accord reçu suite à la confirmation	Coche permettant d'indiquer que le tiers a donné explicitement son accord suite à un rappel envoyé pour le rendez-vous.
Annulé	Si le rendez-vous est annulé, cocher cette case puis indiquer la cause de l'annulation (= annulation manuelle). Les motifs d'annulation sont paramétrables (cf. Paramètres - Planification Visites - Rendez-vous). Selon le type de visite, le motif peut être obligatoire ou pas (si le rendez-vous concerne plusieurs types de visite alors si au moins un des types de visite est obligatoire alors le motif est à indiquer). Un rendez-vous peut être annulé AUTOMATIQUEMENT si : . Un intervenant est indisponible et aucun remplaçant n’est prévu ; cette gestion est réalisée automatiquement lors de l’enregistrement de l’indisponibilité. Le motif de l’annulation est également automatiquement mis à jour (cause interne / type Indisponibilité). . Le tiers est hospitalisé et le tiers n’est pas visité (pour la prestation concernée). Le motif d’annulation est automatiquement mis à jour (cause externe / type Hospitalisation). . Le tiers est absent et le tiers n’est pas visité (pour la prestation concernée). Le motif d’annulation est automatiquement mis à jour (cause externe / type Absence). . Le tiers est décédé et le type de visite n’est pas "réservé au désappareillage". Le motif d’annulation est automatiquement mis à jour (cause externe / type Décès). . Une fin de traitement est enregistré pour le tiers et le type de visite n’est pas "réservé au désappareillage". Le motif d’annulation est automatiquement mis à jour (cause externe / type Fin de traitement). Ces motifs d'annulation pour la gestion automatique sont paramétrés via les Paramètres généraux (onglet Rendez-vous). Un message peut être envoyé automatiquement à l'intervenant principal si la cause de l'annulation est externe, cf. paramétrage volet Planning Visites - Rendez-vous Un rendez-vous annulé est indiqué au niveau de la Préparation d'une tournée. Si annulation d'un rendez-vous lié à une commande, is@dom envoie un message au responsable du stock pour l’informer. Le paramètre Annuler les commandes tiers manuelles du rendez-vous quand le rendez-vous est annulé peut être mis en place. Le paramètre États des commandes à annuler défini les commandes qui devront être annulées. Un rendez-vous ne peut être annulé s'il est confirmé, excepté avec l'autorisation  Modifier un RDV confirmé. La table des rendez-vous permet de mémoriser si le rendez-vous a été annulé manuellement. Cette information est utilisée dans le traitement de calcul des tournées de livraisons planifiées et l'interruption de tournées. Si un rendez-vous est annulé ou réactivé manuellement par un utilisateur, ce rendez-vous ne sera plus traité par la procédure de calcul des tournées de livraisons planifiées. Il ne sera plus annulé ou réactivé automatiquement. Attention : Les rendez-vous issus du calcul de tournées de livraisons envoyés à OptiTime ne doivent pas être annulés dans OptiTime, mais dans is@dom (les jobs Rxxxxx).
Enregistrer	A l'enregistrement, si : . une commande pour le tiers est en attente d'affectation à une VAD, . le type de visite du rendez-vous est coché Préparation des produits et Livraison possible, alors la fenêtre suivante s'ouvre : Si le choix est fait pour lier la commande au rendez-vous en cours de saisie alors la commande sera complétée de la date du rendez-vous (zone VAD) et de l'intervenant du rendez-vous.
	A l'enregistrement, si le type de journée (affectation) de l'intervenant est un type qui est paramétré pour alerter l'utilisateur alors le message suivant est affiché :
	A l'enregistrement, si 2 rendez-vous sont pris sans respecter le délai de contrôle alors une alerte non bloquante le signale :
Modifier	Si modification d'un rendez-vous lié à une commande, is@dom envoie un message au responsable du stock pour l’informer.