Recherche

Menu : GED

Ecran permettant la recherche de documents de la G.E.D, ensuite il est possible de visualiser un document via la consultation.

Critères

Auteur	La personne loguée est proposée. L'auteur est le login qui a été utilisé pour enregistrer le document dans la GED. Il est possible de modifier cette information via les jumelles pour une recherche. La 1ère gomme permet de mettre la zone à blanc (pas d'information) et la 2ème réinitialise la zone avec le nom de la personne loguée.
Type	Liste les différents types de documents non désactivés.
Modèle	Liste des modèles de documents non désactivés.
Créé entre le / et le	Recherche des documents dont la zone Date de création est renseignée (correspond à la date d'enregistrement du document).
E/R   entre le      / et le	Recherche des documents dont la zone Date envoi / réception est renseignée.
Publié entre le      / et le	Recherche des documents dont la zone Date de publication est renseignée.
Retiré entre le      / et le	Recherche des documents dont la zone Date de retrait est renseignée.
Archivé entre le      / et le	Recherche des documents dont la zone Date Archivage est renseignée.
Rechercher	La recherche est effectuée pour la zone Information. . L'expression complète : chaque mot saisi forme une expression et cette expression est recherchée dans sa globalité. . Chaque mot : chaque mot est recherché individuellement.
Antenne de l'auteur	Critère multi sélection qui recherche des documents relatifs à l'antenne de l'auteur. Permet de rechercher tous les documents enregistrés par les auteurs "appartenant" à une ou plusieurs antennes.
Validé	Cette coche peut prendre 3 valeurs : non / oui / les deux . . Non/Oui : Recherche des document(s) pour lesquels la gestion de la validation est activée au niveau du type de documents. La case Document validé est soit cochée / soit non cochée. . Les deux : Recherche de tous les document(s) que la gestion de la validation soit activée ou pas.
A valider	Si cochée, is@dom recherche les documents pour lesquels la case Document validé n'est pas cochée et ce uniquement pour les documents appartenant à un type de document pour lequel la case Validation des documents est cochée. Ce critère ne fonctionne pas comme l'action Documents à valider par moi.
A publier	Cette coche peut prendre 3 valeurs : non / oui / les deux . Recherche des documents pour lesquels la case A publier est cochée.
A retirer	Cette coche peut prendre 3 valeurs : non / oui / les deux . Recherche des documents pour lesquels la case A retirer est cochée.
A archiver	Cette coche peut prendre 3 valeurs : non / oui / les deux . Recherche des documents pour lesquels la case A archiver est cochée.
Origine	Renseignez le Tiers origine si utile pour préciser la recherche.
Destinataire	Renseignez le Tiers destinataire si utile pour préciser la recherche.
Source principale	Choisir si la recherche doit être faite dans l'Annuaire ou dans les Produits. Ajoutez si besoin le tiers ou le produit pour compléter la recherche.
Références complémentaires	Possibilité de rechercher des documents via les références complémentaires (document relatif à une visite, un incident, ...).

Résultat

Mes documents à valider	Cette action permet de rechercher les documents non validés qui peuvent l'être par l'utilisateur connecté (si des critères sont renseignés, cette recherche n'en tiendra pas compte). Ces documents non validés peuvent être des documents requérant : . une simple validation (pour mémoire, l'utilisateur connecté doit avoir à minima l'autorisation de Création), . une validation spécifique (cf. Type de validation) pour laquelle l'utilisateur connecté a des droits.  Pour visualiser les documents, double clic sur chaque document à valider, ou clic droit et choisir l'option Ouvrir (cf. Consultation). Pour la validation 2 méthodes : . En visualisation, passer en modification puis agir sur les informations du pavé "Validation" . Pour les documents à validation "simple", cocher les documents via la 1ère colonne et utiliser le bouton ci-dessous Valider les documents sélectionnés.
Envoyer par mail	Pour les documents sélectionnés, ce bouton permet de créer un message is@Dom et de générer un mél adressé à la source principale du document. Le mél contient le document en pièce jointe. - Ouverture de la fenêtre de sélection des types d'objets de message (mono sélection) - is@dom génère un mél par document sélectionné - Les documents qui ont été traités sont décochés. Chaque mél envoyé est stocké dans la messagerie is@dom avec les informations du type d'objet paramétré sélectionné précédemment : - Expéditeur : utilisateur connecté, le mail est envoyé selon les règles normales de la messagerie (envoi par outlook ou SMTP à défaut selon paramétrage). - Type d'objet sélectionné précédemment. - Tiers concerné par le message : source principale du document. - Destinataires par défaut du type d'objet (message is@dom seulement). - Le tiers source principale du document est ajouté dans les destinataires du message (envoi par mail). - Message par défaut du type d'objet. - Document en PJ. Règles de gestion : - Si aucun document n'est sélectionné, le traitement est annulé. - Seuls les types d'objet de message qui ont un texte par défaut sont proposés. - Si l'utilisateur ne sélectionne pas de type d'objet, le traitement est annulé. - Si parmi les documents sélectionnés, la source principale n'est pas un tiers, le document n'est pas traité. - Si parmi les documents sélectionnés, aucun destinataire n'a d'adresse mail, le traitement est annulé. - Si parmi les documents sélectionnés, certains destinataires n'ont pas d'adresse mail, un message demande confirmation à l'utilisateur pour poursuivre le traitement. Si l'utilisateur confirme, un mail est généré seulement pour les destinataires qui ont une adresse mail.
	Imprime les documents cochés (colonne de début de ligne).
Valider les documents sélectionnés	Permet de valider en 1 seule fois les documents recherchés pour validation et qui sont sélectionnés via la 1ère colonne. Cette méthode n'est pas permise si la validation par type de validation est utilisée. Un message renverra l'information.