Préparation
Menu : Visites - Tournées
Option permettant la préparation d'une tournée (intervenant / date
rendez-vous / produits à livrer).
Il faut un
lien entre un rendez-vous VAD (d'un certain
type de visite) et des tiers pour livrer des produits.
Ces
produits proviennent de commandes et/ou du
calcul des besoins (configurations consommables).
Nouvelle tournée
Recherche des intervenants
Utilisation des critères pour rechercher les rendez-vous dont le type de visite est paramétré Préparation de produits en vue de générer une ou plusieurs tournées :
| Préparateur | Par défaut, le préparateur
est la personne loguée.
Le préparateur sera indiqué dans le bon de livraison. |
| Rendez-vous entre le
...
et le ... |
Date de début et date de
fin des rendez-vous à
inclure dans la ou les tournées à préparer. Une tournée concerne une journée ou une période. 
Une tournée peut être préparée même si elle concerne une date ou
période antérieure à la date du jour. |
| Antenne | Possibilité de choisir une ou plusieurs antenne(s) pour limiter la recherche des intervenants. |
| Prélèvement DMC | Est indiquée la localisation de prélèvement par
défaut des
consommables des
stocks autorisés du préparateur (à condition que la
localisation soit picking). Si plusieurs
localisations picking ont été cochées pour le
préparateur
alors elles seront proposées dans la liste. |
| Prélèvement DM | Est indiquée la localisation de prélèvement par
défaut du
matériel référencé des
stocks autorisés (à condition que le
type de localisation soit Matériel disponible). Si plusieurs localisations ont été cochées
pour le préparateur
alors elles seront proposées dans la liste. |
 |
Affiche la liste de toutes les localisations DMC / DM autorisées pour le préparateur (que les localisations DMC soient picking ou pas, ou DM disponible ou pas). |
| Gérer le reliquat
de commandes |
Préinitialisée par le paramètre
Gestion du reliquat
dans les tournées. Si coché, la commande de reliquat sera créée automatiquement en cas de produits non livrés ou partiellement. |
| Préparer la tournée par | Souhaitez-vous que les consommables soient traités par tiers ou par emplacement (pour la visualisation au niveau des onglets et éditions) ? |
Une fois ces champs renseignés et la recherche lancée, la liste des intervenants, pour lesquels il existe des rendez-vous, s'affiche.
Les
intervenants affichés ont un
véhicule et sont paramétrés
Préparation de tournées. Mais, si tous les rendez-vous à préparer
ont pour Type de visite un type dont le paramètre Livraison
au tiers final est coché alors l'intervenant peut ne pas avoir de
véhicule.Faire un choix d'un ou plusieurs intervenants en cochant la case (à gauche) :
Vérification des rendez-vous
Une fois le choix du ou des intervenants effectué, ils sont listés
avec leur véhicule ainsi que leur rendez-vous.
Vérification des informations relatives aux rendez-vous :
| Intervenants | Liste des intervenant(s) choisi(s) en vue de la préparation de leur tournée. |
| Véhicule | Véhicule associé à chacun des intervenants. 
Permet la recherche de véhicule si
l'affectation n'est pas correcte pour la tournée. |
| Information | Information / Commentaire utile à la préparation. |
Rendez-vous nécessitants une préparation
Les rendez-vous sont ceux dont le
type de visite est coché :
. Préparation de produits
ET
Livraison possible
. Préparation de produits
OU
Livraison possible si le paramètre Prendre en compte le
RDV si commande associée à une VAD (cf.
Paramètres généraux -
Général) est coché.
:
indique qu'une commande est liée au rendez-vous.
: indique qu'il existe une ou plusieurs commandes VAD orpheline
(ou non attachées à un
rendez-vous).
Un double clic ouvre la fenêtre pour cocher les
commandes à prendre en compte si c'est le cas :
Préparer la nouvelle tournée
Si les informations ci-dessus sont correctes, il faut lancer la préparation.
Les indications ci-dessous sont exhaustives ; certains paramètres en
place feront en sorte de ne pas réaliser certaines actions :
|
Préparer |
Ce
bouton lance la préparation pour les tiers à visiter : . Calcule les besoins en consommables, . Prend en compte les commandes VAD qui ont une date de rendez-vous correspondant aux critères, . Calcule les consommables des configurations des modèles d'appareils, . Crée les commande tiers pour les consommables mais aussi pour les appareils à remplacer issues du Plan de maintenance, => ce sont les commandes auto, l'état est à En cours de préparation (elles sont visibles via l'écran de Recherche), => au niveau des stocks, ces commandes sont présentées dans les sorties prévisionnelles. . Propose le bordereau de prélèvement pour les consommables qui sont à préparer, . Propose un état Stock insuffisant si besoin afin d'informer le préparateur. |
Tournées en cours
Les éléments de la tournée (tiers, consommables et appareils) sont maintenant disponibles dans le volet Tournées en cours :
L'équipe de préparation paramétrée sur l'antenne du tiers
destinataire de la commande de reliquat est récupéré.
|
Il est possible de : |
|
| Supprimer | Supprimer une préparation (soumis à
l'autorisation
Supprimer une tournée non validée). |
| Modifier les options | Informations à la page Rendez-vous nécessitants une préparation. |
| Ajouter RDV | Informations à la page Rendez-vous nécessitants une préparation. |
 |
Exporte les commandes de la tournée pour l'interface Coliship si en place. |
Onglet : Rendez vous
Les informations relatives aux rendez-vous s'affichent pour vérification. Pour d'avantage d'informations suivre le lien Rendez-vous nécessitants une préparation.
Onglet : Consommables / Appareils
Si une commande n'est plus à livrer pour la tournée (la date du
rendez-vous a été modifiée), il faut supprimer la préparation
et la refaire.
Informations relatives à la préparation des :
.
Consommables (suivre ce lien)
.
Appareils (suivre ce lien)
Valider la préparation
Une fois les informations des 2 onglets (et sous onglets) vérifiées et complétées (car une préparation de tournée peut être faite en plusieurs fois et des rendez-vous ont pu être annulés, ajoutés, tout comme des commandes, voir plus bas) :
|
Valider la préparation |
!!
Opération irréversible !! . Enregistre la ou les préparations de tournées. . Edite les bons de livraisons avec les étiquettes colis si indiquées, ainsi que le bordereau de retour du véhicule vers le magasin. . Les mouvements sont alors réalisés du stock vers le véhicule. . Si le paramètre Livraison au tiers final est coché au niveau du type de visite alors les mouvements sont réalisés du stock vers le patient. . Si la localisation de prélèvement est indiquée au niveau de la configuration de la tournée alors elle est prise en compte pour la commande générée. Si le paramètre Interdire le mouvement si le stock de prélèvement est insuffisant est coché pour la localisation de prélèvement de consommables alors un message bloquant peut interdire la validation. Chaque référence avec manque de stock est listée dans l'alerte bloquante. is@Dom somme les quantités à préparer par consommable et compare avec le stock théorique en cours pour pouvoir détecter un manque de stock. Pour information, les commandes tiers (consommables / appareils) générées automatiquement au moment de la préparation seront topées Soldée à la validation de la tournée. Si Commandes de reliquat : Création auto a été coché alors des commandes tiers automatiques ont été créées à l'état En cours de préparation et elles ne sont plus liées à la VAD. Si des consommables sont désactivés, ils ne sont pas reportés dans la commande de reliquat. Les lignes de commandes du reliquat récupèrent l’information de commande indépendante de la ligne de commande qui était à préparer. Cas de figures pour les commandes tiers, soit : - L’entête du reliquat indique que la commande est indépendante car toutes les lignes de la commande sont cochées commande indépendante. - L’entête du reliquat n’indique pas que la commande est indépendante car une partie des lignes de la commandes sont cochées commande indépendante. |
| Imprimer | Possibilité d'imprimer / ou rééditer : . la feuille de route . la fiche de visite . le bordereau de préparation (ou de prélèvement) . la liste des lots contient uniquement les lots avec un stock théorique supérieur à 0 au moment de l'édition. . pour les consommables ayant plusieurs fournisseurs, seul celui coché "par défaut" est retenu. . la liste des produits dont le stock est insuffisant pour les localisations de prélèvement DMC et DM. . la liste des produits de substitution. Un produit de substitution ne sort sur la liste que si son stock pour la localisation indiquée est supérieur à zéro. |
La
phase de livraison des produits va être traitée via :
. is@dom puis
Saisie des visites pour un intervenant non nomade,
. is@naut
ou is@mobile pour les intervenants nomades (PC ou PDA).
Tournées en cours de préparation
Ce volet permet de reprendre une tournée dont la préparation a été commencée (tournée non validée) :
Le
volet indique le nombre de tournées en cours de préparation.
Une fois la ligne d'une tournée sélectionnée, rappel des informations
dans l'onglet.
La suite de la préparation est analogue à celle expliquée plus haut (§
Préparation).