Ordonnancement - Rendez-vous prévisionnels

is@dom

Rendez-vous prévisionnels

Menu : Suivi à domicile - Ordonnancement

Cette option permet la recherche des visites prévisionnelles en vue de créer les rendez-vous.
La recherche se base sur une table qui est alimentée des besoins des tiers mise à jour toutes les nuits via une tâche planifiée.

Tous les besoins sont calculés à l'aide des fréquences de visites définies d'abord au niveau du dossier patient ou du protocole du médecin, sinon des codes de prescription / traitement de perfusion selon le paramètre Hiérarchie des Prestations/Prescriptions, et enfin des types de prestations, pour être affichés.
A cela s'ajoute le mode de fonctionnement des visites alternées, mais aussi la notion de regroupement et enfin les types de visite des évènements.
Dans le cadre des Visites Alternées, en cas de création d'une prescription modifiée, la séquence en cours est supprimée avant le recalcul pour forcer la bonne prise en compte du prochain type de visite.

Les rendez-vous de type LIVO2L et les types de visites gérés par OptiTime sont écartés.

Il n'existe pas de lien entre un besoin et un rendez-vous ; le besoin est donc toujours affiché même s'il existe un rendez-vous. Il sera supprimé lorsque la visite sera matérialisée.

Il peut être ajouté le calcul des besoins :
. avant renouvellement si paramétré
. avant rdv médecin si paramétré
Aussi, si 2 ou 3 visites théoriques de même type (prévisionnelle / prolongation / rdv médecin) sont dans les bornes de délai alors c'est la visite théorique du besoin de prolongation qui est conservée.
Si besoin activer le paramètre Les visites avant renouvellement / RDV Médecin ne décalent pas le prévisionnel.

Pour les prescriptions combinées, un seul besoin est proposé.

De même, il peut être ajouté, si paramétré, le calcul des besoins en maintenance.

Le paramètre Délai de contrôle (cf. Types de visite) permet de gérer une alerte si un rendez-vous existe déjà pour le patient/type de visite à plus ou moins n jours du besoin prévisionnel (voir plus bas). Un recalcul est fait automatiquement lors de certaines modifications :
. sur un tiers (évènement de sortie ou décès, suppression d'une prestation ou prescription par exemple),
. suite à la saisie d'une visite,
. mais aussi si modification d'un paramètre (saisie d'une fréquence de visite pour un type de prestation par exemple).
Un recalcul peut être fait à la demande via l'option Recalcul du prévisionnel mais aussi pour un Patient via l'écran de Synthèse du prévisionnel.

Le paramètre Suppression des visites ponctuelles est pris en compte si activé.

Détermination de l'intervenant qui doit faire le rendez-vous :

1. Par patient, is@dom liste les référents principaux du tiers pour prendre uniquement les référents habilités à faire le type de visite du prévisionnel
2. Si un référent a des types de visites paramétrés, cela implique qu'il est prioritaire sur le type de visite (il n'est pas prévu pour les autres types de visite)
Un référent qui n'a aucun type de visite paramétré peut réaliser tout type de visite (s'il y est habilité)
Donc,
. Si un tiers a deux intervenants principaux, c'est celui qui a le type de visite paramétré qui prend le dessus
. Si un tiers a un seul intervenant avec des types de visite, il ne sera jamais proposé pour tout autre type de visite qui ne serait pas dans la liste.
Exemple :
Réf. 1 => aucun type de visite mais habilité pour le type TECH et Réf. 2 => référent pour type TECH
C'est donc le référent 2 qui prime.

Les critères

Initialisation	Date : Si une date est précisée alors la zone Date, au niveau des lignes de rendez-vous, sera initialisée par la valeur indiquée. Intervenant : Si un intervenant est précisé alors la zone Intervenant, au niveau des lignes de rendez-vous, sera initialisée par la valeur indiquée. Au lancement de la recherche, les 2 zones seront initialisées pour les lignes renvoyées.

Entre le /et le	Période pour la recherche des rendez-vous à prendre (ou des visites à réaliser).

Qui / Quoi	Si un texte est saisi dans ce champ, lors de la recherche, cette dernière filtre sur les tiers dont le nom, le prénom, l'adresse ou le code contiennent ce texte.

Uniquement les tiers en établissement	Si ce critère est coché, seuls les besoins prévisionnels des patients présents en établissement seront retournés. Les résultats seront triés par établissement et par nom / prénom de patient.

Antenne	Précision possible de l'antenne du patient. Si le critère Uniquement les tiers en établissement est coché, ce critère filtre sur l'antenne des établissements et non l'antenne des tiers concernés.

Inclure visites antérieures à la date minimum	Si coché, permet d'inclure dans la recherche les retards de visites à réaliser au-delà de la date maximum possible (date prévisionnelle du rendez-vous + marge max.) (voir plus bas). Le nombre total de visites en retard est signalé dans la zone Alerte : Visites en retard sur les derniers jours depuis le 01.01.1900. Ce chiffre ne tient pas compte des critères alors que le résultat de la recherche tient bien évidemment compte des critères saisis. Pour obtenir les visites en retard depuis 1 an alors ne pas cocher cette case et utilisez la date de début qui devra être égale à la date du jour moins 365 jours. L'édition Liste des visites à réaliser permet donc d'obtenir la liste des retards de visites.

Planning prévisionnel	Prise en compte des besoins calculés du planning prévisionnel (ne sont pas pris en compte les besoins manuels).

Besoins manuels	Ce filtre est disponible uniquement si OptiTime n'est pas activé. Si coché alors les besoins manuels seront présents dans la liste des rendez-vous à créer.

Avant rdv médecin	Prise en compte des visites avant rendez-vous médecin ?
Avant renouvellement	Prise en compte des visites avant renouvellement ?

Inclure les visites gérées par optitime	Si l’antenne de l’utilisateur connecté ne gère pas ses tiers avec Optitime, cette case est automatiquement cochée. Lors de la recherche des RDV prévisionnels, les rendez-vous non gérés par Optitime sont aussi affichés si l’antenne du tiers visité ne gère pas ses tiers avec Optitime.

Prendre en compte les marges	Cette case est cochée par défaut car le calcul des besoins prévisionnels détermine une date prévisionnelle en tenant compte de +/- un nombre de jours (fonction du paramétrage des marges des fréquences de visite) au niveau : . du Type de prestation, . du Code de prescriptions, . ou encore du Tiers). La recherche tient alors compte de ces nouvelles dates mini et maxi. Si des marges existent au niveau : . du tiers alors is@dom les récupère d'office. . de la prestation et prescription alors is@dom prend la plus petite valeur. Si la prise en compte des marges n'est pas souhaitée alors décocher la case.

Uniquement patients Risque vital	Si coché alors seuls les patients en Risque vital sont pris en compte. Aucun rapprochement n'est effectué entre l'adresse pour laquelle la déclaration est faite et le fait que cette adresse soit cochée ou non Lieu de visite/livraison.

Exclure si rdv existant à venir	Si coché alors un besoin n'est pas affiché si un rendez-vous du même type de visite existe. Le Délai de contrôle n'est pas pris en compte si coché. Ne concerne pas les visites en retard.

Difficulté de planning	Lors de la recherche des prévisionnels, si coché : . Seuls les tiers avec une difficulté de planning seront listés . Si aucun motif de difficulté de planning n'est sélectionné, tous les tiers sont pris en compte (avec difficulté de planning) . Sinon, seuls les tiers avec un motif de difficulté de planning parmi ceux sélectionnés seront pris en compte.

Patients télésuivis	Cf. lien suivant pour définition.

Zone géo	Sélection d'une ou plusieurs zones géographiques (des tiers) pour restreindre la recherche.
Type prestation	Sélection d'un ou plusieurs types de prestations en cours (date fin prestation > date du jour) pour restreindre la recherche.
Code prescription	Sélection d'un ou plusieurs codes de prescription (prescriptions en cours) pour restreindre la recherche.
Type de visite	Sélection d'un ou plusieurs types de visite pour restreindre la recherche. Si l'interface OptiTime est en place alors les Types de visite gérés par OptiTime ne sont pas proposés.
Intervenant	Sélection d'un ou plusieurs intervenants pour restreindre la recherche. Le critère s'applique sur le référent principal du tiers.
Médecin	Si choix de médecin(s) alors récupération pour chaque tiers et type de visite du prévisionnel : - Médecin Référent principal avec type de prestation précisé dans le paramétrage du référent, compatible avec le type de visite. - Médecin Référent principal n'ayant aucun type de prestation précisé dans le paramétrage du référent, compatible avec le type de visite, non présent dans la liste précédente. Seuls les prévisionnels avec un médecin Référent principal seront listés dans le résultat. Les prestations en cours du tiers (à la date du jour) sont prises en compte dans le calcul (sinon l'application du critère n'est pas possible).

Le résultat

Pour la période demandée du 25 au 30/06, le rendez-vous prévisionnel du 16/06 est signalé en retard car la date prévisionnelle calculée est dépassée au regard de la période saisie en critère mais il apparait car sa date prévisionnelle initialement au 16 juin est ramenée au 26 car marge maxi (voir plus haut) de 10 jours :

L'info bulle affiche la date maximum du rendez-vous à prendre (date du rendez-vous + marge).

Un seul retard est indiqué par type de visite/type de prestation, cf. paramètre Le plus ancien prévisionnel en retard est conservé.

Ce symbole indique qu'un rendez-vous du même type de visite existe dans le délai de contrôle.

La liste des tiers est celle qui tient compte des paramètres indiqués plus haut mais aussi de la période demandée. Par exemple, pour des Types de visite avec marge mini de 30 jours et marge maxi 30 jours, lors du calcul du planning prévisionnel, cela donne 3 dates (par patient/type de visite) :
. la date "réelle" de prochaine visite (date de dernière visite + fréquence),
. la date mini (date de dernière visite + fréquence - marge min),
. la date maxi (date de dernière visite + fréquence + marge max)
donc pour un tiers, on peut avoir une date de prochaine visite au 23.04.2015 avec une date mini au 18.03.2015 et une date maxi au 29.05.2015.

	Indique la prise en compte ou non de la ligne pour générer le rendez-vous (via le bouton Créer RDV).
Tiers	Code, nom et prénom du tiers concerné. Possibilité de rechercher sur le code ou le nom.
Consigne	Si informations, elles proviennent de la fiche du tiers, volet Bloc-notes, Type Consigne.
RDV	. Date : c'est soit la date de la visite prévisionnelle en fonction des préférences de passage (par type de visite si existe) (à venir, sinon la dernière dépassée), soit celle indiquée dans le pavé Initialisation. Cette date peut être modifiée. Ce sera la date du rendez-vous qui sera ensuite créé. Elle apparait en rouge si elle est inférieure à la date du jour. . Heure début + heure fin de rendez-vous : les 2 cases suivantes permettent d'indiquer une fourchette pour l'heure de passage ou bien une heure ferme en ne saisissant que l'heure de début : . si une fourchette est indiquée alors les cases à cocher de la zone M/AM seront activées en fonction de ce qui est saisi, . si seule l'heure de début est indiquée alors aucune case à cocher de la zone M/AM ne sera cochée. Il est possible de ne rien saisir au niveau de la fourchette et de cocher l'une ou l'autre des 2 cases, voire les 2 cases, pour que les heures de début et de fin s'affichent. . Intervenant : Si un intervenant est indiqué, l'information provient de la fiche du tiers ; c'est l'intervenant coché Référent principal et pour lequel est paramétré le même type de visite. Dans le cas contraire, utiliser le bouton pour générer la liste des intervenants pouvant effectuer le type de visite indiqué. Il est possible de saisir au clavier le début du code annuaire de l'intervenant voulu pour le rendez-vous. Celui-ci se sélectionnera automatiquement s'il existe. La sélection d'un intervenant sur un rendez-vous d'un patient en établissement affiche la question suivante : "Modifier tous les rendez-vous des tiers dans cet établissement ?" Si Oui, l'intervenant est appliqué à aux rendez-vous de l'établissement. . Type de visite : Type de visite pour lequel le besoin est calculé. La sélection d'un type de visite sur un rendez-vous d'un patient en établissement affiche la question suivante : "Voulez-vous mettre à jour les types de visite sur les rendez-vous pour l'établissemnt ?". Si Oui, le type de visite est appliqué à aux rendez-vous de l'établissement. . Prestation : Type de prestation concerné par le rendez-vous. . Si le type de visite n'est pas coché Prestation obligatoire alors cette zone est vide. . Si le type de visite est coché Prestation obligatoire alors cette zone est remplie automatiquement si une seule prestation est en cours à la date du rendez-vous (en adéquation avec le type de visite). Si cette zone ne peut être remplie automatiquement alors l'utilisateur doit la renseigner (ouvrir la liste proposant les type de prestations du type de visite). Exemple : Le type de visite TEC est coché Prestation obligatoire. Un patient a une prestation de NUT et une d’ OXY. Pour sa prestation d’OXY, une visite TEC doit être réalisée tous les 90 jours. => Pour les besoins en prévisionnel générés par cette fréquence, is@Dom sait qu’il faut les associer au type de prestation OXY, même si le patient à également une prestation de NUT en cours.

M/AM	Ces 2 cases à cocher sont en relation avec les 2 zones correspondants aux heures de début et de fin de rendez-vous. Dans l'entête de colonne, les 2 cases permettent de cocher / décocher en un clic les cases des lignes Ces cases sont initialisées par défaut en fonction des horaires du planning définis dans les paramètres généraux et des préférences de passage (par type de visite si existe) pour l'adresse du rendez-vous et à la date du rendez-vous selon les cas suivants : - Si une préférence spécifique existe pour le jour concerné, le RDV est coché Matin si un des horaires commence avant la fin de "l'heure de fin de l'interruption du midi" (paramètres généraux Visites/Planning) - Si une préférence spécifique existe pour le jour concerné, le RDV est coché Après-Midi si un des horaires commence après le début de "l'heure de début de l'interruption du midi" (paramètres généraux Visites/Planning) - Si aucune préférence spécifique n'est saisie pour le jour du RDV et que le jour est coché, le RDV est coché Matin et Après-midi. - Si le jour n'est pas coché, les cases à cocher Matin et Après-Midi ne sont pas renseignées. Pour chaque rendez-vous, en fonction des coches Matin et/ou Après-midi, les horaires du rendez-vous seront initialisés (cf. information au niveau de la Saisie d'un rendez-vous). Les coches Matin / Après-midi sont recalculées dès changement de la date de rendez-vous.

	Indique que le besoin est un besoin manuel (et non prévisioinnel).

Prochains RDV / Dernière visite / Informations	Zones en consultation : . en rouge, les rendez-vous à venir quel que soit le type de visite, . en gris est indiqué la toute dernière visite. Zone de saisie : si besoin compléter les informations liées au rendez-vous à prendre. . Prescription : Contient les informations sur les prescriptions en cours de la façon suivante : Code prescription (Date fin prescription), Prescripteur, Rendez-vous médical. La date de RDV médecin est affichée seulement si celle-ci est supérieure à la date du jour. . Zone d'info : Cette zone sera récupérée dans la zone Informations de la saisie du rendez-vous. . Secteurs : Affichage des secteurs géographiques du tiers. . Ajd : A la date du jour, le tiers est-il absent ou hospitalisé ? . Rdv : A la date du rendez-vous, le tiers est-il absent ou hospitalisé ?

Adresse	Affichage de l'adresse de visite/livraison (celle principale s'il en existe plusieurs, ou bien la seule adresse visite/livraison) du tiers. Si cette zone est vide, cela implique qu'il n'y a pas d'adresse de visite/livraison à cette date, ou bien qu'il en existe plusieurs pour cette date et aucune n'est principale. Possibilité de trier sur le code postal, sur la ville et de rechercher les lignes relatives à un code postal. La modification de la date du rendez-vous va mettre à jour l'adresse qui correspond à cette date. La sélection de l'adresse du rendez-vous prend en compte la date du rendez-vous. Pour les prévisionnels en retard, la date de prise en compte de l'adresse en cours du tiers est celle du jour.

Préférences passage	Les préférences de passage sont celles de l'adresse indiquée. Cependant, des préférences de passage pouvant être définies par type de visite, alors les préférences sont celles du type de visite. Les préférences peuvent être celles d'un Etablissement si le paramètre Préférence de passage établissements est coché.

	Recherche d'une autre adresse du tiers que l'adresse proposée.
	Création d'une autre adresse que l'adresse proposée pour le tiers. Cette adresse est spécifique pour le rendez-vous

	Ouvre une fenêtre mobile contenant des renseignements de la fiche du tiers :

Créer RDV	Pour pouvoir créer un rendez-vous, il faut impérativement : . une date et plages horaires . un intervenant . un type de visite Une fois les saisies/modifications effectuées, l'appui sur cette option va générer les rendez-vous pour les lignes cochées. Lorsque le traitement est terminé, toutes les lignes sont décochées. S'il est affiché une pastille verte alors le rendez-vous est créé :


	Une pastille orange signale des informations manquantes, et/ou des alertes mais le rendez-vous est créé : Une pastille rouge signale une erreur et le rendez-vous n'a pas été créé :

Liste des visites à réaliser	La liste des visites à réaliser est l'édition du résultat affiché à l'écran, triée par zone géographique puis type de visite. Cette liste concerne aussi les visites en retard (visites antérieures à la date minimum).
Liste des rendez-vous créés	Option dynamique car ce sont les rendez-vous créés (rond vert) qui peuvent être édités. Cf. page Recherche des rendez-vous.
Feuille de route	Cf. page Recherche des rendez-vous.
Fiche de visite	Cf. page Recherche des rendez-vous.

Liste des interventions	Cf. page Recherche des rendez-vous.

* Modèles de la GED	Selon paramétrage effectué au niveau des Paramètres généraux - Planning Visites, zone Documents à générer, des modèles de la GED peuvent être présents.