Nouvelle commande tiers
Menu : DM DMC O2 - Commandes tiers
Menu : Annuaire - Tiers - DM DMC
Une commande tiers peut être créée depuis des
endroits autres que celui-ci. Par exemple,elle peut être :
. Créée depuis la fiche d'un tiers via le volet
DM/DMC puis l'onglet
Commande
. Générée via l'option
Préparation des tournées
. Générée automatiquement en tant que
reliquat d'une commande
. ...
La saisie d'une nouvelle commande tiers est possible à condition que soit définie pour le tiers une
localisation qui permette la
livraison de produits.
Dès l'entrée, is@dom demande le tiers destinataire de la commande :
Par défaut, le Type de tiers est Patient mais il peut être modifié pour une prise de commande pour un établissement HAD par exemple, mais aussi pour réaliser des commandes internes (livraison à un stock véhicule par exemple).
A - Entête de la commande
B - Lignes de la commande
C - Validation de la
commande
D - Traitement
de la commande
A - Entête de la commande tiers
| N° commande | Numéro automatique, ne rien renseigner. |
|
Du / à |
En
création via cet écran, la date du jour et l'heure sont
indiquées (ces données ne sont pas
modifiables). Si ouverture d'une commande générée automatiquement, un paramétrage peut être en place pour agir sur cette date de création comme par exemple pour les reliquats de commandes via la paramètre général Décalage création (j). |
|
A préparer par |
Choix de
l'équipe
en charge de la préparation de la commande. Cette information peut être obligatoire si paramétrée comme tel et une équipe peut être proposée par défaut en fonction de l'antenne du patient. Ce champ peut être pré rempli s'il est renseigné dans la fiche de l'utilisateur connecté. A la modification de la valeur de cette liste les zones de prélèvement peuvent être modifiées si une localisation est indiquée au niveau de l'Equipe. 
L'équipe peut provenir de l'option
Rendez-vous à préparer. |
Destinataire
Destinataire |
Cette zone est remplie automatiquement si la commande est
générée depuis le dossier d'un tiers, ou depuis l'écran de
Recherche. Si le destinataire choisi fait parti du personnel interne alors les zones relatives à l'adresse sont remplacées par la zone Lieu de liv. :  Si le tiers destinataire choisi est un Service d'un établissement, alors le mouvement est réalisé sur l'établissement. Si le paramètre général Interdire les mouvements vers un tiers de type "Service" est actif alors le type de tiers Service n'est pas proposé. |
|
Adresse |
Ces zones sont remplies automatiquement par les coordonnées
si une seule adresse possible, à condition qu'elle soit cochée
Visite / Livraison. Sinon toutes les adresses sont proposées dès l'ouverture de la commande.
. Si le tiers est un tiers externe, que la commande est en livraison directe au tiers, et que l'adresse de livraison saisie dans la commande n'est pas une adresse du tiers (lier une commande à une visite à l'association par exemple), alors l'adresse de livraison est remplacée par l'adresse principale du tiers (ou la seule adresse "visite / livraison" saisie). . Si le tiers est un tiers interne, is@dom contrôle que l'adresse saisie au niveau de la commande est une localisation interne. Si ce n'est pas le cas, la zone de saisie de l'adresse de livraison est vidée et doit être renseignée.
Si la livraison doit être réalisée à une autre adresse,
l'indiquer à l'écran de saisie des livraisons (ne pas la
modifier ici car elle ne serait pas reprise) pour être éditée
sur le bon de livraison. L'icone au niveau du numéro de la voie, permet
d'accéder aux différentes adresses du tiers.
Permet de saisir une adresse à la volée valable uniquement pour
la commande en cours. |
|
Bénéficiaire |
Tiers
concerné par la commande, donc par défaut cette zone est
renseignée du nom du destinataire de la commande. Le bénéficiaire peut être modifié. Par exemple, une livraison est effectuée au lieu de résidence du patient (EHPAD par exemple) mais le patient en est le bénéficiaire.
Information non reprise ensuite. Ne pas confondre avec le
paramétrage
Suivi du
bénéficiaire des DM. |
|
Motif |
Le motif de la commande peut être renseigné. Une alerte bloquante peut être affichée si le motif de commande n'est pas sélectionné alors que le mode de livraison sélectionné oblige la sélection du motif de commande. |
| Référence externe | Numéro de commande de l'organisme extérieur (exp : HAD). |
| Chorus | Ces 2
zones apparaissent si le tiers Etablissement est concerné par la
Dématérialisation des factures via le portail Chorus
Pro. . Numéro engagement . Code service Si ces informations sont renseignées, elles seront prioritaires sur le paramétrage réalisé au niveau du tiers facturé.
Ces informations seront utilisées uniquement s’il n’y a qu’une
seule commande associée à la facture. |
Prélèvement
Ces 3 zones peuvent être obligatoires si le
paramètre
Les localisations de prélèvement DM/DMC/O2 sont obligatoires
est coché.
Elles peuvent être identiques si le paramètre
Les localisations de prélèvement DM/DMC/O2 sont identiques
est coché.
L'initialisation peut provenir
de l'option
Rendez-vous à préparer.
|
DM |
Par défaut est indiqué la localisation selon le
paramètre Localisations par défaut de l'utilisateur connecté,
cf.
Paramètres généraux DM DMC.
Mais cette zone peut être pré alimentée selon d'autres
paramétrages.
Si le paramètre choisi est celui relatif à l'antenne et
sachant que pour certains tiers destinataire la notion d'antenne
n'existe pas, la zone est donc à renseigner. Pour accéder à toutes les localisations de toutes les antennes, depuis la fenêtre de Recherche d'une localisation (
) cliquer sur le symbole
 .A la modification de la valeur de la liste A préparer par cette zone peut être modifiée si une localisation est indiquée au niveau de l'Equipe. |
|
DMC |
Par défaut est indiqué la localisation selon le
paramètre Localisations par défaut de l'utilisateur connecté,
cf.
Paramètres généraux DM DMC.
Mais cette zone peut être pré alimentée selon d'autres
paramétrages.
Si le paramètre choisi est celui relatif à l'antenne et
sachant que pour certains tiers destinataire la notion d'antenne
n'existe pas, la zone est donc à renseigner. Pour accéder à toutes les localisations de toutes les antennes, depuis la fenêtre de Recherche d'une localisation (
) cliquer sur le symbole
.A la modification de la valeur de la liste A préparer par cette zone peut être modifiée si une localisation est indiquée au niveau de l'Equipe. |
| BO2 |
Sélection de la localisation des bouteilles. A la modification de la valeur de la liste A préparer par cette zone peut être modifiée si une localisation est indiquée au niveau de l'Equipe. |
Livraison
|
Mode |
Possibilité d'indiquer le
mode de livraison.
Ce champ peut être pré rempli s'il est renseigné dans la fiche de l'utilisateur connecté. En fonction du choix, certaines des zones qui suivent s'activeront.
Cette zone affiche les modes de livraison selon que
l'adresse du patient est cochée
Pas d'envoi externe, ou non.
Cette zone peut être obligatoire si
paramétrée comme tel.
Cette zone peut être pré-renseignée dans le cas :. De commandes tiers créées par l'option Réappro. sur stock mini, si le mode de livraison a été indiqué dans les paramètres généraux - DM DMC. . De commandes de reliquat si paramétré comme tel via la zone Mode de livraison par défaut des commandes de reliquat a été indiqué dans les paramètres généraux - DM DMC. |
|
Souhaité le / à |
Possibilité d'indiquer la date (entre date de la commande et
antérieure au 01.01.2079) et l'heure de livraison souhaitées.
Un contrôle est effectué afin que l'heure ne puisse être saisie s'il n'existe pas de date.
Ces informations peuvent être mises à jour ou modifiées si
l'intervenant d'un rendez-vous, avec une commande liée, est
modifié.
Ces 2 informations peuvent être obligatoires si indiquée comme tel
dans les paramètres généraux (Date
livraison souhaitée obligatoire / Heure de livraison souhaitée
obligatoire).
La date peut provenir de l'option
Rendez-vous à préparer. |
|
Par |
Zone
activée si le mode est A livrer. Choisir
l'intervenant qui sera chargé de la livraison (non obligatoire à
ce niveau), la liste présente les intervenants ayant un véhicule.
Mais cette zone peut être remplie automatiquement dans le cas de commandes VAD.
Cette information peut être modifiée si l'intervenant d'un
rendez-vous, avec une commande liée, est modifié.
L'information peut être générée par les
Tournées planifiées (c'est l'intervenant principal du
rendez-vous lié à la commande). |
| RDV |
Si
choix du mode Visite à domicile alors il est possible de
rattacher la livraison de la commande à une prochaine VAD Visite à domicile. 2 possibilités : . il n'existe pas encore de date de rendez-vous ; ne rien indiquer. . il existe un ou plusieurs rendez-vous, choisir le rendez-vous ou laisser à vide. La commande sera traitée via
la
Préparation des tournées. Si la commande :
Si choix d'un mode de livraison dont le paramétrage permet de lier la commande à un rendez-vous alors la liste des rendez-vous existants est accessible. Le choix d'un rendez-vous permet donc de lier la commande. |
|
|
Ce bouton est affiché (la commande est en consultation) car le
mode de livraison est paramétré "Lier une commande à un rdv".
Une fenêtre pour saisir le rendez-vous s'ouvre et les informations suivantes sont pré renseignées de la façon suivante : . la date du RDV est la date de livraison souhaitée . l'heure du RDV est l'heure de livraison souhaitée, ou à défaut les horaires matin / après-midi . l'adresse est celle de la commande . l'intervenant est le livreur de la commande. |
indiquera la présence de la commande, elle pourra être intégrée.Etat
|
Validée |
A cocher
quand la commande est terminée au niveau de la saisie. S'il est indiqué dans les Paramètres généraux, volet DM DMC, onglet Général que la gestion des commandes tiers est sujette à validation, alors cette case doit être cochée pour pouvoir passer à la livraison.
|
|
Partiellement soldée |
Lorsqu'une commande n'est livrée que partiellement alors elle est automatiquement cochée partiellement soldée. |
|
Soldée |
Lorsqu'une commande a été livrée entièrement alors elle est
automatiquement cochée
soldée.
Une commande dont aucun
produit n'a été livré ne peut être soldée ; elle doit
être annulée.
|
|
En cours de préparation |
Cet état est automatiquement activé par is@dom : . Suite à l'édition du Bon de préparation, . Par le processus de Préparation des tournées, . Par le process  (voir plus bas).Il est possible aussi, pour l'utilisateur, de cocher En cours de préparation une fois la saisie terminée (il faut que la commande soit à l'état Validé) parce qu'elle est prise en charge directement par le service de préparation. 
Soumis à
Autorisation
Modifier une commande en cours de préparation. |
|
Annulée |
Cocher si
la commande doit être annulée (cette action ne peut être
réalisée à la création d'une commande).
Toute personne peut annuler une commande à condition qu’elle ne soit ni livrée, ni même partiellement. |
Autres zones
| Reliquat | |
|
Apporteur |
De quel intermédiaire cette commande provient-elle ? Facultatif. |
|
Commande éclatée |
Cette zone apparait uniquement dans le cas d'une gestion séparée des commandes consommables et
matériel ; si une
commande est saisie avec des produits des 2 natures alors à la
validation, la commande est éclatée pour en générer deux. L'une
portera le numéro de l'autre (voir plus bas au § Validation de
la commande). (cf. Paramètres généraux - DM DMC, zone Livraison globale DM/DMC des commandes tiers). |
|
Informations de facturation |
Zone de texte libre
pour complément d'information pour la facturation. Cette information n'apparait qu'en saisie/modification. |
|
Commentaires |
Zone de texte libre éditée sur le bon de commande, et
du bordereau de livraison pour les commandes en
préparation groupée. |
| Commande indépendante |
Si cochée, cela permet de ne pas mettre à jour la Date de
livraison au niveau de la
configuration consommable, ce qui a pour effet de ne pas
prendre en compte le mouvement du consommable issu de cette
commande tiers dans le calcul des
besoins. Au niveau de : . l'historique des mouvements de la fiche Consommables, une colonne indique si la livraison est liée à une commande indépendante ou pas. . l'historique des mouvements de la fiche Tiers, une colonne indique si la livraison est liée à une commande indépendante ou pas.
Si cochée alors les lignes de produits
de la commande seront cochées (colonne Indép.), elles pourront être
décochées. |
| Livraison au tiers destinataire |
Cette case à cocher prend par défaut la valeur indiquée dans les
paramètres généraux DM DMC. Si cochée, les mouvements de livraisons seront générés vers le destinataire (et non vers le véhicule de l'intervenant).
Alerte non-bloquante si la case est décochée alors que le
paramètre général coche automatiquement cette case.Le contrôle est effectué lorsque le destinataire de la commande est un tiers externe et que l'état de la commande est en état saisie (aucune case cochée) ou en état validé. |
B - Lignes de la commande tiers
Si la commande est
créée depuis la fiche d'un patient alors la
configuration
consommables est
automatiquement intégrée si elle existe.
Sinon la commande peut être
créée depuis une autre fiche tiers, ou via la saisie d'une Nouvelle
commande.
L'accès à l'ajout de la
Configuration consommables ou de la Configuration type est
possible, il suffit ensuite
de renseigner les quantités.
Pour ajouter d'autres
consommables,
utiliser le clic droit et le bouton Ajouter, la fenêtre de
sélection des consommables s'ouvre. Une multi sélection est possible,
les consommables s'ajoutent dans la colonne de droite.
| + Configuration conso. |
Permet d'intégrer les consommables de la
configuration consommables
du tiers patient mais sans les
quantités. Si saisie de la commande tiers depuis le menu (et non depuis la fiche patient) alors s'il existe plusieurs type de prestation, une fenêtre les présentes. |
| + Configuration type |
Permet d'intégrer les consommables d'une ou plusieurs
configurations
types sans les quantités. Si le paramètre Importer les quantités des configurations types est coché alors les quantités seront récupérées y compris pour les lignes de produits pouvant être déjà être présentes avec une quantité nulle. |
| Famille | Si une
ligne doit être modifiée, il est possible d'utiliser la zone
Famille pour modifier la famille puis accéder à la recherche du
consommables. |
| Sous-famille | Il est aussi possible d'effectuer une recherche Famille/Sous famille pour sélectionner une famille d'appareil à commander, voire une sous famille. |
|
Réf. produit / Libellé |
Code,
libellé du produit.
Si des
consommables sont associés à un appareil alors un message
propose de les intégrer.
Si des
modèles d'appareils sont associés alors une fenêtre s'ouvre
pour les proposer. Choix du ou des modèles à intégrer avec posisbilité d'indiquer une quantité. Menu contextuel "Produits associés" pour pouvoir ressaisir la liste des produits de la configuration à ajouter/retirer de la commande.
Si le paramètre
Ajouter automatiquement la configuration du modèle d'appareils
est coché alors la popup permettant d'ajouter ou non certains
produits de la configuration n'est plus affichée et les produits
de la configuration du modèle sont automatiquement ajoutés avec
leurs quantités. Les lignes de configuration ajoutées ne sont
pas supprimables par l'utilisateur.
Si le paramètre
Ajuster automatiquement les quantités des produits de la
configuration est coché alors les quantités des lignes de
configuration ajoutées ne sont pas modifiables par l'utilisateur
; leurs quantités sont automatiquement calculées en fonction du
nombre de modèles d'appareils à commander.Produit soumis à la Validation pharmacien : . Ajouter un produit dont la famille est cochée Validation pharmacien est une action soumise à
Autorisation pour l'utilisateur. . Le tiers destinataire de la commande doit aussi avoir une convention en cours à la date de la commande dont le Type est soumis à la Validation pharmacien. |
| Réf. Frs | Code du produit chez le fournisseur principal. |
| Informations | Zone qui sera reprise à l'écran lors de la livraison. Elle ne s'imprime ni sur le bon de commande ni sur le bon de livraison. |
| Bénéficiaire DM |
Si le tiers destinataire de la commande appartient à un type
de tiers coché
Suivi du bénéficiaire des DM alors une 3ème ligne (avec 2
zones) est affichée si le produit est un DM. La première
zone permet la recherche du bénéficiaire si connu d'is@dom, la
seconde pour préciser toute information utile et notamment le
bénéficiaire si non connu d'is@dom. |
| Qté liv. | Information sur la quantité déjà livrée. |
|
Qté |
Saisissez la quantité commandée par le tiers.
Si cette quantité dépasse le seuil indiqué via le paramètre Quantité seuil déclenchant une alerte alors une alerte non bloquante est indiquée. |
|
RAL |
Quantité
restant à livrer. S'il existe une quantité restant à livrer
alors elle est affichée sur fond jaune. |
|
Conf. Q - Conf. F |
Quantité et fréquence de la configuration. |
|
Affectation |
L'affectation du
modèle d'appareil est initialisée selon la règle suivante : . La destination du modèle d'appareil . A défaut celle de la famille . A défaut "location" Modifiez l'affectation si besoin (Vente / Essai / Don).
Pour un appareil normalement à la Location, si
l'affectation est modifiée à Vente, le produit est
intégré dans les Produits à facturer de la prescription
du tiers (dont la période correspond à la date de livraison). Si
c'est une erreur, il suffit de décocher la case Facturation
au niveau des
Produits à facturer du tiers. Cette information de l'affectation de l'appareil pour le tiers peut être modifiée à la livraison, dans les mouvements et dans les visites, même si cette affectation est différente de la commande initiale (ce qui permet de régulariser si erreur ou changement). Si cela n'a pas été réalisé, le fait de conserver le mouvement avec la "vente" de l'appareil n'est pas gênant pour le bon fonctionnement d'is@dom. Mais il est possible de supprimer le mouvement de livraison au tiers pour le refaire => inconvénient : le mouvement n'est plus associé à la livraison dans la base de données. |
|
Type de prestation |
Modifiez le type de prestation
si besoin. La liste contient les Types de prestation en
cours pour le patient.
Si un Type de prestation est choisi pour un consommable alors
que la famille de celui-ci n'est pas paramétrée pour le même
Type de prestation, un message bloquant indique qu'il y a incompatibilité.
En fonction du paramètre
La prestation des lignes de commandes est obligatoire, une
alerte bloquante est déclenchée si le type de prestation d'une
ligne de commande n'est pas sélectionné. |
|
Prescription |
Possibilité d'indiquer la prescription ; la liste propose toutes
les prescriptions non annulées dont la date de finest supérieure
ou égale à la date de la commande. Si un type de prestation est
indiqué alors la liste en tient compte. Lors de la validation d'une livraison, les produits sont placés dans les Produits à facturer et cette information supplémentaire permet de les affecter à la prescription choisie. Dans le cas où une prescription indiquée ne serait plus en court lors du jour de livraison, cette zone sera vidée. Si un type de prestation est précisé, is@dom filtre également les prescriptions associées au type de prestation. |
|
Total HT |
Cette zone
apparait si le
paramètre
Valorisation des commandes est actif.
C'est le montant total d'achat (Qté * PA HT). L'affichage du tarif d'achat ne concerne que les produits vendus et identifiés (pas de tarif affiché si la commande saisie est pour une famille d'appareil sans avoir précisé le modèle). Le prix d'achat sélectionné correspond au prix d'achat du fournisseur principal du produit.  |
| % Rem | Si besoin, indiquez le pourcentage de remise effectué au tiers. Il n'est valable que pour la ligne du consommable en cours de saisie. |
|
Stock |
Uniquement pour les consommables : information sur la quantité en stock pour la
localisation
sélectionnée. Il existe 2 méthodes pour renvoyer ces valeurs (contacter ADS).
Les quantités inférieures ou égales à 0 sont
affichées en rouge. |
|
Global |
Uniquement pour les consommables : information sur la quantité en stock pour l'ensemble des
localisations hors type localisation Véhicule
compris les quantités des commandes fournisseurs. Il existe 2 méthodes pour renvoyer ces valeurs (contacter ADS).
Les quantités inférieures ou
égales à 0 sont affichées en rouge.
En Multisociétés il n'est pas tenu compte de
l'antenne référente de l'utilisateur connecté (il voit tout le
stock). |
Soldée
 |
Cette case à cocher est inaccessible en création. Elle est cochée si une livraison partielle ou totale a été faite. |
|
Indép.
|
Cette case est cochée si la case Commande indépendante est cochée
(cf. entête de la commande). Il est possible de décocher la case pour un ou
plusieurs produits. Inversement, il est possible de cocher cette case si elle ne l'est pas. |
Le conditionnement est affiché dans la barre de message en bas de la
fenêtre (information du fournisseur principal) :
Si le tiers est de type Patient, et si des consommables ont été ajoutés
dans la commande, alors l'application demande s'il faut les intégrer
dans la configuration consommable du patient.
Si des consommables sont ajoutés et qu'ils sont non connus de la configuration consommables du tiers alors un message propose de les ajouter si le paramètre Intégration automatique à la configuration tiers est coché. La quantité indiquée n'est pas mise à jour dans la configuration.
Un message bloquant est affiché, si le destinataire est un tiers de type Patient, que le paramètre Prescription obligatoire à la date de la commande est coché et qu'aucune prescription n'est existante à la date du jour (ou même dépassée) ; les types de prestation des produits commandés doivent correspondent aux types de prestation d'une prescription.
Si le paramètre
Livraison globale des DM /DMC des commandes tiers
est coché, alors la livraison des DM et DMC se réalise via un seul
document de livraison.
Si ce paramètre n'est pas activé, 2 commandes seront générées pour avoir des
livraisons séparées.
Selon mise en place du paramètre Création automatique des commandes de reliquat cf. Paramètres généraux - DM DMC - onglet Commandes tiers.
Suite à l'enregistrement de la commande du tiers (bouton Valider F3), des boutons supplémentaires s'affichent en haut à droite :
 |
(F8) - L'écran se met en création pour une nouvelle commande. |
 |
(F5) - Modification de la commande
affichée et terminée. |
 |
Duplication de la commande affichée. |
 |
Exporte la
commande pour l'interface
Coliship si en place. |
2 volets supplémentaires sont affichés :
Par défaut, le volet Détail affiche les
lignes de la commande.
Le volet Documents affiche les
documents liés à la commande mais permet aussi leur intégration :
|
|
Duplique la commande tiers. La date de la commande est celle de la commande d'origine ; à la validation elle est remplacée par la date du jour. Le paramètre La commande dupliquée est toujours sur l'adresse Vis/Liv permet d'initialiser la commande dupliquée avec le fonctionnement d'une nouvelle commande pour le choix de l'adresse de livraison. |
 |
Pour une commande tiers validée, il est possible
d'éditer : . le bon de commande Si utilisation du bouton Commande fournisseur alors un "camion" apparait sur la ligne du consommable pour l'indiquer :  . le reliquat . le bon de préparation des consommables uniquement (ou bon de prélèvement). Si le paramètre Toujours afficher les consommables de substitution sur le bon de préparation est coché alors les produits de substitution sont édités sous le consommable avec l'emplacement par défaut si disponible (selon la localisation de prélèvement et le paramétrage des emplacements réservés). Si utilisation du bouton Commande fournisseur alors un "camion" apparait sur la ligne du consommable pour l'indiquer : 
Les produits ayant donné lieu à une Commande
fournisseur et dont la réception a été signalée "antenne"
ne font pas l'objet d'un bordereau de prélèvement.
Si plusieurs fournisseurs alors seul celui coché
"Par défaut" est retenu.
|
 |
Pour une commande tiers validée,
il est possible de réaliser de suite la
livraison.
La ligne doit est sélectionnée (pas besoin de la cocher). Le BL est valorisé selon la zone Edition du BL (voir en entête). |
|
|
|
Les contrôles normalement bloquants ne le sont plus lorsque la commande est soldée.
(suite) : Livraison